Hộ kinh doanh không bắt buộc phải mua phần mềm kế toán riêng để phát hành hóa đơn điện tử. Có thể sử dụng máy tính tiền hoặc phần mềm quản lý bán hàng (POS) có tích hợp chức năng phát hành hóa đơn điện tử và kết nối với cơ quan thuế.
I. Quy định mới về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
- Từ ngày 01/06/2025, hộ kinh doanh trong các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, siêu thị có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
- Việc này áp dụng cho cả hộ và cá nhân kinh doanh thuộc các ngành nghề nêu trên.
II. Điều kiện và Yêu cầu kỹ thuật
- Điều kiện bắt buộc: Doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên và thuộc nhóm ngành nghề quy định.
- Yêu cầu về hệ thống:
- Phải sử dụng máy tính tiền hoặc phần mềm quản lý bán hàng có khả năng tự động khởi tạo hóa đơn điện tử.
- Phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hệ thống phải đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật về kết nối và truyền dữ liệu tới cơ quan thuế theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
III. Giải pháp thay thế phần mềm kế toán
- Nhiều phần mềm quản lý bán hàng phổ biến như KiotViet, Sapo POS, MISA meInvoice đã tích hợp sẵn chức năng phát hành hóa đơn điện tử.
- Các hệ thống này tự động đồng bộ và truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế, không cần phần mềm kế toán độc lập.
- Một số ngân hàng thương mại như VietinBank cũng cung cấp các giải pháp tích hợp phần mềm bán hàng và hóa đơn điện tử miễn phí.
Ví dụ thực tế
Một nhà hàng có doanh thu 1,5 tỷ đồng/năm chỉ cần trang bị phần mềm quản lý bán hàng POS có tích hợp chức năng hóa đơn điện tử. Mỗi khi thanh toán cho khách, hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn và gửi dữ liệu về cơ quan thuế, giúp chủ kinh doanh tuân thủ quy định mà không cần đầu tư thêm phần mềm kế toán.
Lưu ý quan trọng
- Hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm: Được quyền lựa chọn giữa hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử, không bắt buộc kết nối máy tính tiền.
- Ngừng sử dụng hóa đơn giấy: Kể từ thời điểm được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng và thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn theo quy định.
- Lập hóa đơn đặc thù: Đối với các dịch vụ như suất ăn công nghiệp, vận tải taxi, hộ kinh doanh được phép lập hóa đơn điện tử sau khi đối soát số liệu với khách hàng.
- Xử lý vi phạm: Hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc mà không thực hiện có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Mức phạt có thể từ 3-25 triệu đồng tùy theo hành vi vi phạm theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung).
