Hộ kinh doanh cần lưu trữ chứng từ chuyển khoản đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên để được công nhận là chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế. Những giao dịch dưới ngưỡng này không bắt buộc phải lưu chứng từ chuyển khoản.
I. Nghĩa vụ và điều kiện lưu trữ chứng từ
1. Điều kiện bắt buộc lưu trữ
- Ngưỡng giá trị: Chỉ áp dụng cho các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT).
- Mục đích: Để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân và làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu có).
- Giao dịch dưới 20 triệu đồng: Được phép thanh toán bằng tiền mặt và không bắt buộc phải lưu chứng từ chuyển khoản, nhưng vẫn cần được ghi chép đầy đủ vào sổ sách kế toán.
2. Các loại chứng từ cần lưu
Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ bao gồm:
- Ủy nhiệm chi hoặc séc có xác nhận của ngân hàng.
- Sao kê tài khoản ngân hàng.
- Biên lai hoặc xác nhận thanh toán điện tử (ví dụ: thanh toán qua cổng thanh toán, ví điện tử có xác nhận của tổ chức cung cấp dịch vụ).
II. Thời hạn và hình thức lưu trữ
1. Thời hạn lưu trữ
- Thời hạn tối thiểu: 5 năm, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
- Trường hợp đặc biệt: Thời hạn có thể kéo dài hơn (ví dụ đến 10 năm) chỉ khi chứng từ liên quan trực tiếp đến các vụ tranh chấp, tố tụng, hoặc theo yêu cầu đặc biệt của cơ quan thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra.
2. Hình thức lưu trữ
- Lưu trữ giấy: In bản điện tử, ký tên và đóng dấu (nếu có) để lưu trữ.
- Lưu trữ điện tử: Được chấp nhận nếu đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật, an toàn và có thể truy xuất được trong suốt thời gian lưu trữ theo quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
III. Quy định mới về hóa đơn điện tử (từ 01/06/2025)
- Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên thuộc một số lĩnh vực (như ăn uống, bán lẻ, khách sạn…) phải sử dụng hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế.
- Quy định này chỉ liên quan đến việc xuất hóa đơn khi bán hàng, không ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ lưu trữ chứng từ thanh toán cho các khoản chi đầu vào. Hóa đơn điện tử và chứng từ chuyển khoản là hai loại chứng từ độc lập.
Ví dụ thực tế
- Hộ kinh doanh A mua lô hàng trị giá 30 triệu đồng vào ngày 10/08/2025. Hộ kinh doanh A phải thanh toán qua ngân hàng và lưu giữ ủy nhiệm chi/sao kê đến hết ngày 31/12/2030 để được tính vào chi phí hợp lệ.
- Hộ kinh doanh B mua văn phòng phẩm trị giá 5 triệu đồng. Hộ kinh doanh B có thể trả bằng tiền mặt và không bắt buộc phải lưu chứng từ chuyển khoản.
Lưu ý quan trọng
- Việc không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên không bị xử phạt hành chính, nhưng sẽ khiến khoản chi đó không được tính là chi phí hợp lệ, dẫn đến tăng số thuế phải nộp.
- Chứng từ chuyển khoản hợp lệ phải thể hiện rõ các thông tin cơ bản như tên người mua, người bán, nội dung thanh toán, và số tiền.
- Cơ quan thuế có quyền yêu cầu hộ kinh doanh xuất trình các chứng từ liên quan trong thời hạn 5 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
