Có, hộ kinh doanh phải sử dụng chữ ký số khi kê khai thuế điện tử trong một số trường hợp nhất định. Tuy nhiên, với các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, chữ ký số có thể không bắt buộc. Dưới đây là chi tiết:
I. Trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số
- Khi kê khai thuế điện tử: Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng chữ ký số hợp lệ để ký tờ khai thuế, thông báo, hoặc hồ sơ gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Đây là yêu cầu để đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn của hồ sơ điện tử theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC và Luật Quản lý thuế 2019.
- Khi phát hành hóa đơn điện tử (không qua máy tính tiền): Nếu hộ kinh doanh tự tạo và phát hành hóa đơn điện tử, bắt buộc phải có chữ ký số của người bán trên hóa đơn đó (trừ một số trường hợp đặc thù) theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
II. Trường hợp không bắt buộc sử dụng chữ ký số
- Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế thì không yêu cầu chữ ký số trên hóa đơn đó.
- Hộ khoán và hộ nộp thuế theo từng lần phát sinh: Các hộ này được phép sử dụng hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp (miễn phí) mà không cần trang bị chữ ký số.
III. Lợi ích của chữ ký số dù không bắt buộc
- Đảm bảo tính pháp lý: Sử dụng để ký kết hợp đồng điện tử, thực hiện các giao dịch ngân hàng trực tuyến và các tài liệu điện tử khác.
- Thuận tiện: Giúp thực hiện nhanh chóng các thủ tục hành chính công khác như kê khai bảo hiểm xã hội điện tử.
Ví dụ thực tế
- Hộ kinh doanh nhà hàng (nộp thuế theo phương pháp kê khai) có doanh thu 2 tỷ đồng/năm: Phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (không cần chữ ký số trên hóa đơn), nhưng khi kê khai thuế điện tử hàng quý, chủ hộ vẫn phải có chữ ký số để nộp tờ khai qua mạng.
- Hộ bán hàng online (hộ khoán) doanh thu 500 triệu đồng/năm: Có thể sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí của cơ quan thuế và không cần mua chữ ký số cho việc kê khai hay xuất hóa đơn.
Lưu ý quan trọng
- Hộ kinh doanh muốn tự phát hành hóa đơn điện tử (không phải loại từ máy tính tiền) phải đăng ký và có chữ ký số hợp lệ.
- Đối với các trường hợp bắt buộc, nếu không sử dụng chữ ký số để ký trên tờ khai thuế điện tử, hồ sơ sẽ bị coi là không hợp lệ và không được cơ quan thuế tiếp nhận.
