Hiện tại, hộ kinh doanh chưa bắt buộc phải sử dụng phần mềm kế toán, nhưng các quy định mới về hóa đơn điện tử và quản lý thuế số hóa sẽ khiến việc này gần như bắt buộc trong tương lai.
I. Quy định về ghi chép sổ sách kế toán
Pháp luật yêu cầu hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên phải có sổ sách kế toán, nhưng cách thực hiện phụ thuộc vào phương pháp tính thuế:
- Đối với hộ nộp thuế theo phương pháp kê khai: Phải thực hiện chế độ kế toán và sử dụng sổ sách theo hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC.
- Đối với hộ nộp thuế theo phương pháp khoán: Chỉ cần ghi chép sổ sách kế toán đơn giản (sổ theo dõi doanh thu, chi phí…) theo hướng dẫn tại Thông tư 40/2021/TT-BTC.
Cả hai trường hợp trên đều không bắt buộc phải dùng phần mềm mà có thể ghi chép thủ công. Tuy nhiên, lưu ý rằng phương pháp thuế khoán dự kiến sẽ được bãi bỏ từ ngày 01/01/2026.
II. Các trường hợp thực tế phải sử dụng phần mềm
1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (từ 01/06/2025)
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một số hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Các trường hợp này bao gồm:
- Hộ kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 1 tỷ đồng trở lên.
- Hộ kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ ăn uống, vận tải hành khách, dịch vụ vui chơi giải trí…
Các hệ thống máy tính tiền này thường tích hợp sẵn các chức năng quản lý bán hàng, tồn kho và báo cáo, thực chất là một dạng phần mềm quản lý mà hộ kinh doanh phải trang bị để tuân thủ.
2. Bắt buộc kê khai thuế điện tử (từ 01/01/2026)
Theo Đề án của Bộ Tài chính (Quyết định 3389/QĐ-BTC), phương pháp tính thuế theo hình thức khoán sẽ được bãi bỏ. Toàn bộ hộ kinh doanh sẽ chuyển sang phương thức tự khai, tự nộp thuế và thực hiện 100% thủ tục thuế bằng phương thức điện tử. Điều này thực tế sẽ yêu cầu mọi hộ kinh doanh phải sử dụng ứng dụng hoặc phần mềm để quản lý doanh thu, chi phí và thực hiện kê khai thuế.
Để hỗ trợ, Nhà nước có chính sách cung cấp miễn phí nền tảng số tích hợp phần mềm kế toán với phần mềm hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.
Ví dụ thực tế
- Một siêu thị mini có doanh thu 1,5 tỷ đồng/năm bắt buộc phải sử dụng máy tính tiền tích hợp phần mềm để xuất hóa đơn điện tử và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế từ ngày 01/06/2025.
- Một quán cà phê có doanh thu 500 triệu đồng/năm, dù doanh thu dưới 1 tỷ nhưng thuộc ngành dịch vụ ăn uống, cũng thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Từ 01/01/2026, quán này cũng sẽ phải dùng phần mềm để kê khai thuế điện tử.
Lưu ý quan trọng
- Không tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt nặng theo quy định của Luật Quản lý thuế.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số, giúp đơn giản hóa quy trình.
- Nhà nước có chính sách hỗ trợ chi phí hoặc cung cấp miễn phí các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và chữ ký số cho hộ kinh doanh.
- Hộ kinh doanh cần tự tra cứu mã ngành nghề của mình theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg để xác định có thuộc đối tượng bắt buộc áp dụng hay không.
