Hồ sơ chứng minh điều kiện khấu trừ VAT là tập hợp các tài liệu, chứng từ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị để đảm bảo đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo quy định hiện hành (đặc biệt là Nghị định 181/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/7/2025).
I. Tài liệu bắt buộc chung
- Hóa đơn GTGT hợp lệ:
- Hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng hóa, dịch vụ (đúng mẫu điện tử hoặc giấy).
- Chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu.
- Chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài (thuế nhà thầu).
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:
- Thay đổi quan trọng: Từ 01/7/2025, tất cả hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 05 triệu đồng (đã gồm VAT) trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ VAT, trừ một số trường hợp đặc thù được quy định chi tiết tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP (xem mục IV).
II. Tài liệu bổ sung theo từng trường hợp
- Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu:
- Hợp đồng ký kết với bên nước ngoài về việc bán, gia công hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (Hóa đơn thương mại hoặc hóa đơn GTGT).
- Tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu (trừ trường hợp được miễn theo luật hải quan).
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng.
- Tài liệu khác (nếu có): Phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ bảo hiểm hàng hóa.
- Xuất khẩu qua sàn TMĐT nước ngoài: Có quy định riêng về điều kiện khấu trừ và chứng từ thanh toán quốc tế cho trường hợp này.
- Giao dịch thanh toán bù trừ công nợ:
- Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của hai bên.
- Hợp đồng kinh tế có quy định phương thức thanh toán bù trừ.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng cho phần giá trị còn lại (nếu có) sau khi bù trừ.
Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ
- Giao dịch dưới 5 triệu đồng nhưng tổng hợp trên 5 triệu đồng/ngày: Nếu mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một nhà cung cấp nhiều lần trong ngày với tổng giá trị hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ.
- Trường hợp mua trả chậm, trả góp từ 5 triệu đồng trở lên:
- Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào ngay khi có hóa đơn và hợp đồng (kể cả khi chưa thanh toán).
- Đến hạn thanh toán theo hợp đồng mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán thực tế.
- Hạch toán riêng: Phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ. Trường hợp dùng chung cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế mà không tách riêng được, thì chỉ được khấu trừ theo tỷ lệ doanh thu chịu thuế.
IV. Trường hợp đặc thù không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- Hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới 05 triệu đồng.
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần có giá trị dưới 05 triệu đồng (đã gồm VAT) và tổng giá trị mua trong ngày dưới 05 triệu đồng.
- Hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
- Thanh toán theo hình thức bù trừ công nợ, vay mượn tiền (phải có đầy đủ hợp đồng, biên bản đối chiếu).
- Hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp theo quy định nhưng chưa đến hạn thanh toán.
