Doanh nghiệp thực hiện lưu giữ các hồ sơ chứng từ liên quan đến hóa đơn nước ngoài theo quy định chung để chứng minh chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
I. Quy định hiện hành về hồ sơ chứng từ đối với hóa đơn nước ngoài
Hiện chưa có quy định cụ thể về hồ sơ chứng từ cần lưu giữ đối với hóa đơn nước ngoài để xác minh chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
II. Một số trường hợp lưu giữ chứng từ liên quan
1. Khấu trừ thuế TNDN đã nộp ở nước ngoài
- Tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN
- Phụ lục thuế TNDN đã nộp ở nước ngoài (mẫu số 03-4/TNDN)
- Bản chụp tờ khai thuế thu nhập ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế
- Bản chụp chứng từ nộp thuế ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế hoặc bản gốc xác nhận của cơ quan thuế nước ngoài về số thuế đã nộp
- Bản chụp chứng từ có giá trị tương đương có xác nhận của người nộp thuế
2. Hoạt động đầu tư tại nước ngoài
- Báo cáo tài chính của doanh nghiệp đã được tổ chức kiểm toán độc lập xác nhận
- Tờ khai thuế thu nhập của doanh nghiệp thuộc dự án đầu tư tại nước ngoài (bản sao có xác nhận)
- Xác nhận số thuế đã nộp tại nước ngoài hoặc chứng từ chứng minh số thuế đã nộp tại nước ngoài
- Các tài liệu khác liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh ở nước ngoài
III. Thực tế áp dụng về lưu giữ hóa đơn, chứng từ nước ngoài
- Hóa đơn, chứng từ gốc hoặc bản sao có chứng thực
- Chứng từ thanh toán (sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi)
- Hợp đồng, thỏa thuận liên quan (nếu có)
- Tài liệu dịch thuật có công chứng (nếu cần thiết)
Lưu ý quan trọng
- Các quy định trên chủ yếu áp dụng cho trường hợp kê khai thuế TNDN đã nộp ở nước ngoài theo Phụ lục 03-4/TNDN
- Chưa có hướng dẫn chi tiết cho hồ sơ chứng từ xác minh chi phí hợp lý đối với hóa đơn nước ngoài
- Nên liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể hoặc tham khảo công văn hướng dẫn từ Tổng cục Thuế
- Nên chuẩn bị đầy đủ các chứng từ làm căn cứ hợp lý hóa chi phí theo hướng dẫn chung về chứng từ kế toán và thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch lớn
