Từ ngày 01/7/2025, theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, hồ sơ đăng ký BHXH bắt buộc cho lao động mới đã được điều chỉnh, yêu cầu doanh nghiệp và các nhóm đối tượng chuẩn bị đầy đủ các biểu mẫu theo quy định. Dưới đây là chi tiết hồ sơ và lưu ý quan trọng.
I. Hồ sơ đối với doanh nghiệp
Khi đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho lao động mới, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các biểu mẫu sau:
- Tờ khai tham gia của đơn vị (Mẫu TK3-TS): Dùng để đăng ký thông tin của doanh nghiệp với cơ quan BHXH.
- Danh sách người lao động tham gia BHXH (Mẫu D02-TS): Liệt kê thông tin chi tiết của tất cả lao động mới cần đăng ký.
- Tờ khai tham gia của người lao động (Mẫu TK1-TS): Mỗi người lao động mới kê khai thông tin cá nhân trên tờ khai này.
II. Quy định cho một số đối tượng mới
Từ ngày 01/7/2025, một số nhóm đối tượng mới cũng bắt đầu tham gia BHXH bắt buộc với quy định hồ sơ riêng:
- Người lao động có hợp đồng từ 01 đến dưới 03 tháng: Thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Hồ sơ do doanh nghiệp chuẩn bị như mục I.
- Chủ hộ kinh doanh: Tham gia BHXH bắt buộc theo lộ trình. Hồ sơ tự đăng ký bao gồm Tờ khai tham gia (Mẫu TK1-TS) và bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp tuyển 05 lao động mới từ tháng 7/2025 cần chuẩn bị:
- 01 bản Tờ khai đơn vị (Mẫu TK3-TS).
- 01 bản Danh sách lao động (Mẫu D02-TS) kê khai thông tin của 05 người.
- 05 bản Tờ khai cá nhân (Mẫu TK1-TS) cho mỗi lao động.
Nếu trong 05 người có lao động đã từng tham gia BHXH, doanh nghiệp chỉ cần kê khai thông tin trong Mẫu D02-TS mà không cần người đó nộp lại Mẫu TK1-TS.
Lưu ý quan trọng
- Hồ sơ đăng ký lần đầu không yêu cầu nộp kèm hợp đồng lao động, bản sao CCCD/CMND. Các giấy tờ này chỉ cần xuất trình khi cơ quan BHXH yêu cầu để giải quyết chế độ hoặc thanh tra.
- Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực. Nộp muộn có thể cần văn bản giải trình.
- Người lao động trong thời gian thử việc hoặc làm việc thời vụ dưới 01 tháng không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
- Khi thực hiện thủ tục qua mạng điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số.
