Từ ngày 01/06/2025, hóa đơn điện tử bị sai sót sẽ được xử lý theo quy định mới, không bắt buộc phải hủy mà có thể điều chỉnh hoặc thay thế theo loại sai sót.
I. Phân loại và nguyên tắc xử lý sai sót
1. Phân loại sai sót
- Sai sót không ảnh hưởng đến kê khai thuế: Bao gồm các lỗi như sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, lỗi chính tả không làm thay đổi bản chất nội dung. Các sai sót này không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của các bên.
- Sai sót ảnh hưởng đến kê khai thuế: Bao gồm các lỗi trọng yếu như sai mã số thuế, sai số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng, ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp hoặc được khấu trừ.
2. Nguyên tắc xử lý chung
- Không hủy hóa đơn: Thủ tục hủy hóa đơn không còn là bắt buộc.
- Điều chỉnh hoặc thay thế: Tùy thuộc vào sai sót để lựa chọn hình thức phù hợp.
- Thông báo cho cơ quan thuế: Sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo về hóa đơn có sai sót.
- Thỏa thuận với người mua: Đối với sai sót ảnh hưởng đến thuế, cần có văn bản thỏa thuận với người mua là doanh nghiệp/tổ chức. Với người mua là cá nhân, chỉ cần thông báo.
II. Quy trình xử lý chi tiết
1. Trường hợp sai sót không ảnh hưởng đến kê khai thuế
Người bán thực hiện các bước sau:
- Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập có sai sót.
- Gửi thông báo đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hóa đơn có sai sót.
Lưu ý: Trường hợp này không cần lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế.
2. Trường hợp sai sót ảnh hưởng đến kê khai thuế
Người bán lựa chọn một trong hai hình thức (điều chỉnh hoặc thay thế) và thực hiện các bước sau:
- Lập văn bản thỏa thuận: Người bán và người mua là doanh nghiệp/tổ chức phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Nếu người mua là cá nhân, người bán chỉ cần thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình.
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế:
- Hóa đơn điều chỉnh: Phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Hóa đơn thay thế: Phải ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Nếu có nhiều hóa đơn sai sót trong cùng tháng của cùng một người mua, có thể lập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế chung, kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn bị sai.
- Gửi hóa đơn và thông báo: Gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho người mua và hệ thống của cơ quan thuế. Đồng thời gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
- Kê khai thuế: Người bán và người mua thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn gốc bị sai sót.
3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót
Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo theo Mẫu 01/TB-RSĐT cho người bán. Người bán có trách nhiệm rà soát và thực hiện quy trình xử lý như mục 2 ở trên.
Ví dụ thực tế
- Doanh nghiệp xuất hóa đơn sai địa chỉ khách hàng (nhưng đúng mã số thuế). Doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho khách hàng và nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp xuất hóa đơn sai thuế suất GTGT từ 10% thành 8%. Hai bên (đều là doanh nghiệp) cần lập văn bản thỏa thuận, sau đó bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh tăng thuế suất, gửi cho bên mua và cơ quan thuế, đồng thời cả hai bên kê khai điều chỉnh bổ sung.
Lưu ý quan trọng
- Việc xử lý sai sót cần được thực hiện ngay khi phát hiện để tránh bị xử phạt hành chính.
- Luôn phải lập văn bản thỏa thuận khi xử lý sai sót ảnh hưởng đến thuế với người mua là doanh nghiệp/tổ chức và lưu trữ cẩn thận.
- Toàn bộ hồ sơ (hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, văn bản thỏa thuận, thông báo 04/SS-HĐĐT) cần được lưu giữ đầy đủ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
- Quy trình này cũng được áp dụng đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
