Câu trả lời tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể theo quy định pháp luật. Dưới đây là chi tiết các trường hợp bắt buộc và không bắt buộc sử dụng chữ ký số với hóa đơn điện tử.
I. Các trường hợp không bắt buộc có chữ ký số
- Hóa đơn từ máy tính tiền: Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Trong một số trường hợp đáp ứng các điều kiện kỹ thuật nhất định, người bán không bắt buộc phải ký số.
- Hóa đơn dạng tem, vé, thẻ: Các loại tem, vé, thẻ điện tử trong một số trường hợp không yêu cầu chữ ký số của người bán.
- Chứng từ điện tử một số dịch vụ đặc thù: Ví dụ như chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử cho cá nhân không kinh doanh.
II. Các trường hợp bắt buộc có chữ ký số
- Người bán là doanh nghiệp, tổ chức: Phải sử dụng chữ ký số của chính doanh nghiệp hoặc tổ chức đó để ký trên hóa đơn điện tử phát hành.
- Người bán là cá nhân kinh doanh: Hóa đơn điện tử cần được ký bằng chữ ký số cá nhân hoặc chữ ký số của người được ủy quyền hợp pháp.
- Thỏa thuận giữa các bên: Nếu người mua là đơn vị kế toán và có thỏa thuận với người bán về việc ký số, hóa đơn phải có chữ ký số của cả hai bên.
III. Quy định mới về thời điểm ký số
Theo quy định mới, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử không được chậm quá 1 ngày so với thời điểm lập hóa đơn. Trường hợp hóa đơn đã lập có thời điểm ký số khác thời điểm lập, thì thời điểm gửi dữ liệu đến cơ quan thuế (để cấp mã hoặc chuyển dữ liệu trực tiếp) chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
Ví dụ thực tế
- Siêu thị xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng qua máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.
- Vé điện tử mà khách hàng mua trên website của hãng hàng không cho mục đích đi lại cá nhân.
Lưu ý quan trọng
- Chữ ký số vẫn là yếu tố xác thực quan trọng trong các giao dịch thương mại, đặc biệt với hóa đơn có giá trị lớn hoặc giao dịch giữa các doanh nghiệp.
- Chữ ký điện tử an toàn phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khóa công khai.
- Quy định mới đã bổ sung các ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử như số 7 (hóa đơn thương mại điện tử), 8, 9 và ký hiệu loại hóa đơn chữ X cho hóa đơn thương mại điện tử.
