Hóa đơn điện tử có mã là loại hóa đơn cần được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua, trong khi hóa đơn điện tử không có mã được doanh nghiệp chủ động lập và gửi trực tiếp, không cần qua cơ quan thuế cấp mã, tuy nhiên vẫn phải tuân thủ quy định về nội dung, định dạng và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
I. Sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
1. Định nghĩa cơ bản
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực (bao gồm số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự mã hóa) trước khi gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được tổ chức, cá nhân tự lập và gửi cho người mua mà không cần mã xác thực từ cơ quan thuế.
2. Đối tượng sử dụng
- Hóa đơn điện tử có mã: Áp dụng cho tất cả tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị giao dịch.
- Hóa đơn điện tử không có mã: Áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế, có phần mềm lưu trữ và truyền dữ liệu hóa đơn (trừ doanh nghiệp thuộc diện rủi ro thuế cao).
3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn
- Cả hai loại hóa đơn đều phải có: tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, thông tin người bán, người mua, danh mục hàng hóa/dịch vụ, chữ ký, thời điểm lập…
- Hóa đơn có mã: Có thêm mã xác thực của cơ quan thuế (số giao dịch, chuỗi ký tự mã hóa).
4. Ký hiệu hóa đơn
- Ký tự đầu của mã hóa đơn điện tử có mã là “C”.
- Ký tự đầu của mã hóa đơn điện tử không có mã là “K”.
5. Quy trình phát hành hóa đơn
- Hóa đơn có mã: Người bán lập hóa đơn, gửi cơ quan thuế cấp mã, nhận mã xác thực, ký số và gửi cho người mua.
- Hóa đơn không có mã: Người bán chủ động lập, ký số và gửi hóa đơn cho người mua, sau đó chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
6. Trách nhiệm của người bán
- Hóa đơn có mã: Quản lý tài khoản, gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế lên cơ quan thuế để cấp mã mới, gửi hóa đơn sau khi nhận mã xác thực.
- Hóa đơn không có mã: Lập hóa đơn đúng, ký số và gửi cho người mua, chuyển dữ liệu kịp thời cho cơ quan thuế, lưu trữ đúng quy định.
7. Ưu điểm và nhược điểm
- Hóa đơn có mã: Hạ tầng đơn giản, bảo mật cao, hạn chế rủi ro dữ liệu; tuy nhiên phụ thuộc hệ thống cơ quan thuế, ít linh hoạt.
- Hóa đơn không có mã: Linh hoạt, không phụ thuộc hệ thống thuế; nhưng yêu cầu cao về công nghệ, dễ bị xử phạt nếu gửi dữ liệu chậm.
II. Một số quy định pháp lý liên quan
- Hóa đơn gốc (có mã hoặc không có mã) ở định dạng XML có giá trị pháp lý để giao dịch, thanh toán.
- Bản thể hiện (PDF, HTML, bản in) chỉ để lưu trữ theo dõi, không có giá trị thanh toán.
- Mẫu chuyển đổi/đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (thay đổi thông tin phải hoàn thành trong 10 ngày làm việc kể từ khi có thông báo của cơ quan thuế).
- Miễn phí 12 tháng dịch vụ hóa đơn điện tử có mã cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ/cá nhân kinh doanh thuộc địa bàn khó khăn hoặc theo đề xuất của UBND tỉnh/thành phố (trừ doanh nghiệp tại KKT, KCN, KCNC).
- Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp chấm dứt mã số thuế, không hoạt động, bị tạm ngừng kinh doanh hay cưỡng chế thuế hoặc sử dụng hóa đơn trái phép.
III. Cập nhật, sửa đổi quy định (Có hiệu lực sau 01/06/2025)
- Từ 01/06/2025, khi phát hiện hóa đơn điện tử sai tuyệt đối không được huỷ, người bán phải thỏa thuận với người mua trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn.
- Đối với hóa đơn chưa gửi người mua: Lập hóa đơn mới điều chỉnh/thay thế, ký số và gửi theo quy định với từng loại hóa đơn.
- Cơ quan thuế có quyền yêu cầu người bán thực hiện điều chỉnh khi phát hiện sai sót.
Lưu ý quan trọng
- Khi sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, doanh nghiệp phải chủ động việc gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế đúng thời hạn để tránh bị xử phạt.
- Chỉ nên sử dụng hóa đơn điện tử không có mã khi doanh nghiệp thực sự đáp ứng đủ điều kiện về công nghệ và quy trình quản lý hóa đơn.
