Không được hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, kể cả khi chưa gửi cho khách hàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy định mới cũng như cách xử lý hóa đơn sai sót theo pháp luật từ ngày 01/06/2025.
I. Quy định mới đối với hủy hóa đơn điện tử phát hành
- Không được phép hủy hóa đơn điện tử đã phát hành (kể cả khi chưa gửi cho khách hàng).
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bãi bỏ hoàn toàn quy định được hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót.
- Áp dụng cho tất cả các loại hóa đơn điện tử đã lập (bao gồm cả hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế).
- Thay vì hủy hóa đơn, doanh nghiệp/phát hành hóa đơn phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy định.
II. So sánh quy định trước và sau ngày 01/06/2025
- Trước 01/06/2025: Được phép hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua nếu có sai sót.
- Sau 01/06/2025 (hiện hành): Hoàn toàn không được hủy hóa đơn điện tử; chỉ được phép điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
III. Cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
1. Sai sót về tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế)
- Chỉ cần thông báo cho người mua về hóa đơn đã lập sai.
- Không phải lập lại hóa đơn.
- Báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
2. Sai về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, dịch vụ
- Lập biên bản thỏa thuận với người mua (nếu là tổ chức, doanh nghiệp).
- Nếu người mua là cá nhân: chỉ cần thông báo hoặc công bố trên website.
- Thực hiện một trong hai phương án:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn…” và nêu nội dung điều chỉnh.
- Lập hóa đơn thay thế: Ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn…” với thông tin chính xác đầy đủ.
3. Hóa đơn chưa gửi cho người mua vẫn không được hủy
- Lập hóa đơn thay thế với thông tin chính xác, ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn…”
- Xử lý theo quy trình điều chỉnh/thay thế như các trường hợp trên.
IV. Quy trình thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn
- Lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua (tùy đối tượng).
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy định mới.
- Ký số, gửi hóa đơn mới cho người mua và đồng thời gửi cho cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng
- Quy định này áp dụng cả trong trường hợp khách hàng từ chối thanh toán hoặc thay đổi ý định giao dịch.
- Tất cả hóa đơn điều chỉnh/thay thế đều phải gửi dữ liệu đầy đủ tới cơ quan thuế.
- Nếu trong tháng có nhiều hóa đơn sai cùng thông tin, có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế chung để xử lý.
- Việc không được phép hủy hóa đơn nhằm đảm bảo sự liên tục và minh bạch trong quản lý thuế.
