Hóa đơn điện tử xuất sai ngày vẫn có thể được sử dụng kê khai thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đủ điều kiện về hình thức, nội dung. Dưới đây là quy định và hướng dẫn chi tiết.
I. Quy định về việc kê khai thuế và tính hợp lệ của hóa đơn
Hóa đơn điện tử xuất sai ngày vẫn có thể được sử dụng để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, miễn là hóa đơn đáp ứng đầy đủ các điều kiện khác về hình thức và nội dung theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Tuy nhiên, việc lập hóa đơn không đúng thời điểm là hành vi vi phạm hành chính cần được xử lý theo quy định.
- Thời điểm kê khai thuế: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm ghi trên hóa đơn, và thời điểm ký số phải không được trước thời điểm lập, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Tính hợp lệ của hóa đơn có ngày ký khác ngày lập: Hóa đơn điện tử có thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn vẫn được xem là hợp lệ nếu thời điểm ký số xảy ra cùng ngày hoặc sau ngày lập hóa đơn (chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo).
II. Mức xử phạt hành chính khi lập hóa đơn sai thời điểm
Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP), lập hóa đơn không đúng thời điểm bị phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng, trừ trường hợp có tình tiết giảm nhẹ có thể bị cảnh cáo.
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi này là 02 năm.
III. Hướng dẫn xử lý hóa đơn xuất sai ngày
Quy trình xử lý sai sót phụ thuộc vào thời điểm phát hiện hóa đơn bị sai:
- Trường hợp 1: Hóa đơn chưa gửi cho người mua. Doanh nghiệp xử lý bằng cách lập hóa đơn điện tử thay thế hoặc điều chỉnh theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế. Hai bên cần lập biên bản thỏa thuận về việc hủy hóa đơn sai, sau đó bên bán xuất hóa đơn điện tử mới thay thế.
- Trường hợp 3: Hóa đơn đã được cả hai bên kê khai thuế. Hai bên cần lập biên bản điều chỉnh, sau đó bên bán xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã kê khai.
- Việc lập biên bản thỏa thuận/hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn phải tuân thủ mẫu và quy trình do cơ quan thuế hướng dẫn. Đối với hóa đơn đã kê khai thuế, việc hủy hóa đơn phải có sự đồng ý của cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng
- Đối với người mua, hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm vẫn được kê khai khấu trừ thuế GTGT và đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện khác theo quy định.
- Toàn bộ việc xử lý sai sót cần được hoàn thành trước thời hạn nộp tờ khai thuế của kỳ phát sinh hóa đơn sai để đảm bảo tính chính xác.
- Nếu việc xuất hóa đơn sai ngày dẫn đến chậm nộp thuế, doanh nghiệp có thể bị truy thu số thuế thiếu và tiền chậm nộp tương ứng.
