Nếu tổng giá trị mua hàng trong ngày với cùng một người bán từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, dù từng hóa đơn riêng lẻ đều dưới 5 triệu đồng.
I. Quy định về điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt
- Bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt: Áp dụng khi tổng giá trị mua hàng từ cùng một người bán trong cùng một ngày đạt từ 5 triệu đồng trở lên (giá trị đã bao gồm thuế GTGT).
- Hình thức thanh toán hợp lệ: Bao gồm chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử, séc và các hình thức khác theo quy định tại Nghị định 52/2024/NĐ-CP.
- Không bắt buộc: Nếu tổng giá trị mua hàng trong ngày với cùng người bán dưới 5 triệu đồng, doanh nghiệp có thể thanh toán bằng tiền mặt và vẫn được khấu trừ thuế.
II. Hậu quả khi không tuân thủ
- Không được khấu trừ thuế GTGT cho phần thanh toán tiền mặt: Theo quy định mới, nếu tổng giá trị mua hàng trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên nhưng doanh nghiệp thanh toán một phần hoặc toàn bộ bằng tiền mặt, thì chỉ phần giá trị tương ứng với số tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Phần được thanh toán qua ngân hàng vẫn được khấu trừ bình thường.
- Đây là điểm thay đổi quan trọng so với cách hiểu trước đây (cho rằng toàn bộ hóa đơn trong ngày sẽ không được khấu trừ).
III. Chứng từ và điều kiện cần đảm bảo
- Chứng từ thanh toán: Cần lưu giữ đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (sao kê ngân hàng, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi…) có ghi rõ thông tin của người bán.
- Cộng dồn theo ngày và người bán: Nguyên tắc chỉ áp dụng cộng dồn giá trị các hóa đơn phát sinh trong cùng một ngày dương lịch và từ cùng một người bán (cùng mã số thuế).
- Hiệu lực áp dụng: Quy định này có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
Ví dụ thực tế
Ngày 10/07/2025, Doanh nghiệp A mua hàng 3 lần từ Nhà cung cấp X:
- Hóa đơn 1: 2 triệu đồng (đã có VAT)
- Hóa đơn 2: 2 triệu đồng (đã có VAT)
- Hóa đơn 3: 2 triệu đồng (đã có VAT)
- Tổng giá trị: 6 triệu đồng.
Các trường hợp xử lý:
- Trường hợp 1 (Thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt): Doanh nghiệp A sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho cả 3 hóa đơn trên.
- Trường hợp 2 (Thanh toán hỗn hợp): Doanh nghiệp A chuyển khoản cho hóa đơn 1 và 2 (tổng 4 triệu), trả tiền mặt cho hóa đơn 3 (2 triệu). Kết quả: Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT cho hóa đơn 1 và 2, nhưng không được khấu trừ thuế GTGT cho hóa đơn 3.
Lưu ý quan trọng
- Ngưỡng 5 triệu đồng được tính trên tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.
- Quy định này áp dụng cho cả hàng hóa, dịch vụ mua trong nước và hàng hóa nhập khẩu.
- Không cộng dồn giá trị mua hàng giữa các ngày khác nhau hoặc giữa các nhà cung cấp khác nhau.
- Doanh nghiệp cần lưu giữ chứng từ kế toán và chứng từ thanh toán tối thiểu 10 năm theo quy định.
