Nếu hóa đơn GTGT bị sai thông tin như mã số thuế hoặc tên doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ chưa được khấu trừ thuế GTGT cho đến khi sửa đổi, điều chỉnh đúng theo quy định.
I. Nguyên tắc xử lý và điều kiện khấu trừ
Về nguyên tắc, một hóa đơn chỉ đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi có đầy đủ và chính xác các thông tin bắt buộc. Việc xử lý sẽ phụ thuộc vào loại sai sót và thời điểm phát hiện.
1. Sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế
- Tình trạng ban đầu: Hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ thuế ngay vì thiếu thông tin bắt buộc chính xác.
- Cách xử lý: Hai bên lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản về sai sót. Bên bán thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (đối với hóa đơn điện tử). Không bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế.
- Kết quả: Sau khi hoàn tất thủ tục điều chỉnh, hóa đơn được chấp nhận để kê khai khấu trừ thuế GTGT.
2. Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc mô tả hàng hóa
- Tình trạng ban đầu: Hóa đơn không được khấu trừ thuế GTGT do sai sót nghiêm trọng.
- Cách xử lý:
- Hai bên lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ nội dung sai sót.
- Bên bán phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Kết quả: Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào sau khi nhận được hóa đơn đã điều chỉnh hoặc thay thế hợp lệ.
II. Quy trình điều chỉnh hóa đơn đã kê khai thuế
Khi hóa đơn sai sót đã được cả hai bên kê khai thuế, quy trình điều chỉnh như sau:
- Lập văn bản thỏa thuận: Bên bán và bên mua lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
- Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế:
- Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh (nếu chỉ thay đổi một số thông tin) hoặc hóa đơn thay thế (nếu sai nhiều thông tin quan trọng).
- Hóa đơn mới phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số…” hoặc “Thay thế cho hóa đơn số…”, kèm theo ký hiệu và ngày của hóa đơn gốc.
- Kê khai bổ sung:
- Cả bên bán và bên mua phải thực hiện kê khai điều chỉnh.
- Tờ khai bổ sung phải được nộp cho kỳ tính thuế của hóa đơn gốc bị sai, không phải kỳ phát hiện sai sót.
- Nếu sai sót làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải nộp phần chênh lệch. Nếu làm giảm, số thuế sẽ được điều chỉnh giảm vào các kỳ tiếp theo.
Ví dụ thực tế
- Ví dụ 1 (Sai tên): Hóa đơn ghi sai “Công ty TNHH ABC” thành “Công ty ABC” nhưng mã số thuế đúng. Hai bên lập biên bản thỏa thuận, bên bán gửi thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Sau khi hoàn tất, bên mua được khấu trừ thuế.
- Ví dụ 2 (Sai mã số thuế): Hóa đơn ghi sai mã số thuế của bên mua. Hai bên lập biên bản, bên bán phải xuất hóa đơn thay thế với thông tin đúng. Bên mua chỉ được khấu trừ thuế khi nhận được hóa đơn thay thế hợp lệ.
Lưu ý quan trọng
- Điều kiện khấu trừ: Theo quy định mới tại Luật GTGT 48/2024/QH15, để được khấu trừ, doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT hợp lệ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên.
- Hóa đơn điều chỉnh: Khi điều chỉnh giảm giá trị, được phép ghi số âm trên hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn phải có dòng chữ “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”.
- Thời hạn điều chỉnh: Nên thực hiện trước kỳ kê khai thuế liền kề của thời điểm phát hiện sai sót để tránh ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
- Lưu trữ chứng từ: Cả hai bên phải lưu giữ biên bản hoặc thỏa thuận về việc xử lý hóa đơn sai sót để giải trình khi cần.
- Hiệu lực pháp lý: Các quy định mới tại Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
