Để khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp nước ngoài có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ theo quy định mới áp dụng từ ngày 01/07/2025.
I. Các loại chứng từ bắt buộc để khấu trừ thuế
Tùy thuộc vào loại hình giao dịch, doanh nghiệp cần chuẩn bị các bộ chứng từ khác nhau.
1. Đối với hàng hóa nhập khẩu
- Tờ khai hải quan: Chứng từ xác nhận việc nhập khẩu hàng hóa hợp pháp.
- Chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu: Do cơ quan hải quan cấp, thay thế cho hóa đơn GTGT.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Chứng minh giao dịch đã được thanh toán qua ngân hàng hoặc các hình thức hợp lệ khác.
2. Đối với dịch vụ mua từ nước ngoài
Doanh nghiệp phải áp dụng cơ chế khấu trừ thuế ngược (reverse charge), tức là tự tính, kê khai và nộp thuế thay cho nhà cung cấp nước ngoài.
- Hóa đơn GTGT do doanh nghiệp tự lập: Doanh nghiệp Việt Nam phải tự lập hóa đơn GTGT theo quy định thay vì nhận hóa đơn từ đối tác nước ngoài.
- Hợp đồng dịch vụ: Thỏa thuận mua bán dịch vụ với nhà cung cấp nước ngoài.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Lệnh chuyển tiền quốc tế hoặc các giấy tờ tương đương.
II. Ngưỡng áp dụng và quy định thanh toán
- Ngưỡng giá trị: Yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng cho các giao dịch có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế).
- Giao dịch nhiều lần trong ngày: Nếu mua hàng nhiều lần trong cùng một ngày từ một nhà cung cấp và tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, chỉ những giao dịch có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế.
- Thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đúng thời hạn thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng.
- Trường hợp miễn trừ: Một số trường hợp đặc thù như mua hàng hóa của cá nhân không kinh doanh, dịch vụ y tế, giáo dục có thể được miễn yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Chính phủ.
III. Hậu quả khi thiếu chứng từ hợp lệ
Nếu thanh toán bằng tiền mặt cho các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên hoặc thiếu các chứng từ cần thiết khác, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ngay cả khi có đầy đủ hợp đồng và hóa đơn thương mại.
Ví dụ thực tế
- Nhập khẩu hàng hóa: Công ty A nhập khẩu một lô máy móc từ Đức trị giá 100 triệu đồng. Để được khấu trừ thuế, công ty A cần có: tờ khai hải quan, biên lai nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu và lệnh chuyển tiền quốc tế cho đối tác Đức.
- Mua dịch vụ: Công ty B mua dịch vụ tư vấn phần mềm từ một công ty ở Singapore trị giá 50 triệu đồng. Công ty B cần có: hợp đồng dịch vụ, hóa đơn GTGT do chính công ty B tự lập và chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng cho đối tác Singapore.
Lưu ý quan trọng
- Hợp đồng mua bán không phải là điều kiện trực tiếp để khấu trừ thuế theo quy định mới nhưng là chứng từ quan trọng cần lưu trữ để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.
- Tất cả chứng từ liên quan phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.
- Khi thanh toán bằng ngoại tệ, doanh nghiệp cần áp dụng đúng tỷ giá hạch toán theo quy định của Bộ Tài chính.
- Quy định về thanh toán trả chậm/trả góp: Đối với trường hợp mua hàng trả chậm, trả góp có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào ngay tại thời điểm nhận hàng. Tuy nhiên, đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng, nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã được khấu trừ.
