Hóa đơn mua vật tư thiếu chữ ký người bán có thể vẫn hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT trong một số trường hợp nhất định, tùy thuộc loại hóa đơn và quy định pháp luật hiện hành.
I. Các trường hợp về chữ ký người bán trên hóa đơn điện tử
1. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, cơ bản không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, trừ khi doanh nghiệp lựa chọn thêm chữ ký số. Mã cơ quan thuế cấp thay thế vai trò xác thực. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên có chữ ký số để thuận lợi khi kiểm tra, đối chiếu hóa đơn và chứng minh tính hợp pháp.
2. Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Bắt buộc phải có chữ ký số của người bán để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn dữ liệu.
- Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức: chữ ký số phải là của doanh nghiệp, tổ chức đó.
- Trường hợp người bán là cá nhân: sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
II. Các trường hợp đặc biệt không yêu cầu chữ ký người bán
Pháp luật quy định một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, bao gồm:
- Hóa đơn tiền điện, tiền nước.
- Hóa đơn dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình được lập theo kỳ quy ước.
- Hóa đơn dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm.
Đối với hóa đơn giấy, hóa đơn vẫn cần có chữ ký của người bán. Nếu giám đốc không ký, người được ủy quyền phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của tổ chức lên trên chữ ký.
III. Điều kiện để hóa đơn hợp lệ khấu trừ thuế GTGT
Để được khấu trừ thuế GTGT, hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ và chính xác các nội dung bắt buộc theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2025), bao gồm:
- Tên, ký hiệu mẫu, ký hiệu, số hóa đơn.
- Thông tin người bán và người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân đối với người mua là cá nhân).
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất và số tiền thuế GTGT.
- Tổng số tiền thanh toán.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Thời điểm ký số (nếu có). Trường hợp thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
Đối với hóa đơn hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, để được khấu trừ thuế GTGT, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định (Không dùng tiền mặt áp dụng với hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên, không bao gồm thuế GTGT).
Lưu ý quan trọng
- Việc thiếu chữ ký người bán không tự động làm mất hiệu lực hóa đơn nếu hóa đơn thuộc các trường hợp được miễn trừ và vẫn đảm bảo các yếu tố xác thực khác theo quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra cụ thể từng trường hợp, đối chiếu với loại hóa đơn để đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế GTGT. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, họ có quyền yêu cầu người bán lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung bắt buộc.
- Doanh nghiệp vẫn có thể bị xử phạt nếu hóa đơn không đáp ứng đủ nội dung bắt buộc hoặc có sai lệch về tính xác thực, dù không yêu cầu chữ ký người bán.
