Khi hóa đơn VAT bị ghi sai thuế suất, từ 01/06/2025 doanh nghiệp không được hủy hóa đơn mà phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn VAT điện tử sai thuế suất.
I. Quy trình xử lý hóa đơn VAT điện tử sai thuế suất
1. Lập văn bản thỏa thuận với người mua
- Đối với người mua là doanh nghiệp/tổ chức: Người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót về thuế suất và thống nhất phương án xử lý.
- Đối với người mua là cá nhân: Người bán không cần lập văn bản thỏa thuận nhưng phải thông báo về việc điều chỉnh hóa đơn qua website, email hoặc hình thức phù hợp khác và lưu lại bằng chứng.
2. Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày…”. Giá trị điều chỉnh ghi dương (+) nếu tăng thuế, ghi âm (-) nếu giảm thuế.
- Lập hóa đơn thay thế: Ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày…”. Hóa đơn thay thế phải có đầy đủ thông tin của một hóa đơn bình thường và điền đúng thuế suất.
3. Ký số và gửi hóa đơn cho cơ quan thuế và người mua
- Nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Người bán phải gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế lên cơ quan thuế để được cấp mã mới, sau đó mới gửi cho người mua.
- Nếu là hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số lên hóa đơn mới và gửi thẳng cho người mua.
4. Kê khai điều chỉnh thuế
- Người bán và người mua phải thực hiện kê khai điều chỉnh thuế đầu ra, đầu vào tương ứng với hóa đơn đã sửa đổi.
- Nếu việc điều chỉnh được thực hiện ở kỳ tính thuế khác với kỳ lập hóa đơn gốc, hai bên phải lập tờ khai thuế GTGT bổ sung cho kỳ có hóa đơn bị sai.
- Đối với hàng hóa được giảm thuế, cần kê khai theo Mẫu 01 Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 174/2025/NĐ-CP.
Ví dụ thực tế:
- Tình huống: Ngày 15/07/2025, công ty A xuất hóa đơn số 00000985 ghi thuế suất 10%, trong khi đúng ra phải là 8% theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP.
- Giải pháp: Ngày 20/07/2025, sau khi thỏa thuận với người mua, công ty A lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn ghi rõ: “Điều chỉnh giảm thuế GTGT cho hóa đơn mẫu 01, ký hiệu AA/25P, số 00000985 ngày 15/07/2025”. Phần tiền thuế sẽ được ghi giá trị âm tương ứng với 2% chênh lệch.
Lưu ý quan trọng:
- Không hủy hóa đơn: Từ 01/06/2025, tuyệt đối không hủy hóa đơn đã lập sai thuế suất.
- Thời hạn điều chỉnh & Xử phạt: Nếu tự phát hiện và điều chỉnh trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thì sẽ không bị phạt. Nếu không xử lý, có thể bị phạt từ 2.000.000 đến 4.000.000 đồng.
- Xử lý khi Cơ quan thuế phát hiện: Nếu nhận được Thông báo rà soát Mẫu 01/TB-RSĐT từ cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế trong vòng 10 ngày.
- Điều chỉnh gộp nhiều hóa đơn: Nếu có nhiều hóa đơn sai thuế suất cho cùng một người mua trong tháng, có thể lập chung 01 hóa đơn điều chỉnh kèm Bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.
- Lưu trữ hồ sơ: Toàn bộ văn bản thỏa thuận và các hóa đơn liên quan phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm theo quy định.
