Hợp đồng ký bằng chữ ký scan không được pháp luật Việt Nam công nhận là hợp lệ như chữ ký tay hay chữ ký điện tử, nhưng trong một số trường hợp nhất định, hợp đồng vẫn có thể có hiệu lực nếu đáp ứng đủ điều kiện giao dịch dân sự.
I. Giá trị pháp lý của hợp đồng ký bằng chữ ký scan
Chữ ký scan là chữ ký tay được chuyển thành dạng số hóa (hình ảnh), không thuộc hình thức chữ ký điện tử theo quy định pháp luật hiện hành, cũng không có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay.
- Mặc dù vậy, nếu các điều kiện sau đây được đáp ứng, hợp đồng ký bằng chữ ký scan vẫn có thể được xem xét là có hiệu lực:
- Chủ thể ký hợp đồng có đầy đủ năng lực pháp luật và năng lực hành vi phù hợp;
- Các bên tham gia hoàn toàn tự nguyện, không bị ép buộc;
- Mục đích và nội dung hợp đồng không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội.
Hiệu lực hợp đồng sẽ phải được xem xét dựa vào chứng cứ toàn diện, không chỉ dựa trên hình thức chữ ký.
II. Phân biệt chữ ký scan, chữ ký điện tử và chữ ký số
- Chữ ký scan: Là hình ảnh chữ ký được quét lại từ bản giấy, không được pháp luật công nhận là phương thức xác thực trên hợp đồng điện tử.
- Chữ ký điện tử: Được tạo lập trên phương tiện điện tử, gắn liền với thông điệp dữ liệu, áp dụng theo Luật Giao dịch điện tử. Có giá trị pháp lý khi đáp ứng điều kiện luật định.
- Chữ ký số: Là một loại chữ ký điện tử được tạo ra bằng hệ thống mật mã không đối xứng, có giá trị pháp lý khi sử dụng cho các giao dịch điện tử như ký hợp đồng online, khai thuế, hóa đơn điện tử.
III. Các yêu cầu pháp lý đối với hợp đồng và chữ ký điện tử
1. Hợp đồng lao động và giao kết hợp đồng qua phương tiện điện tử
- Hợp đồng lao động phải được lập thành văn bản, mỗi bên giữ một bản.
- Có thể giao kết hợp đồng lao động qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu.
- Pháp luật không quy định cụ thể về loại chữ ký, nhưng nên ưu tiên sử dụng chữ ký số để đảm bảo pháp lý.
2. Chứng thư chữ ký số và thẩm quyền ký
- Chữ ký số trên hợp đồng phải được bảo đảm bằng chứng thư số do nhà cung cấp dịch vụ chứng thực cấp.
- Người ký phải là đại diện theo pháp luật, được ủy quyền rõ ràng hoặc đứng đầu tổ chức có thẩm quyền ký hợp đồng.
IV. Rủi ro pháp lý và thực tiễn áp dụng chữ ký scan
- Chữ ký scan không có giá trị pháp lý rõ rệt theo quy định hiện hành, rủi ro chủ yếu là hợp đồng bị tranh chấp hoặc bị xem là vô hiệu.
- Trong trường hợp tranh chấp, để chứng minh ý chí tự nguyện khi chỉ có chữ ký scan, cần bổ sung thêm tài liệu hoặc chứng cứ khác.
Ví dụ thực tế
Thực tiễn chưa ghi nhận bản án cụ thể nào về hiệu lực hợp đồng chỉ có chữ ký scan. Trường hợp hai công ty ký hợp đồng bằng chữ ký tay, sau đó scan và gửi qua email, chữ ký scan này có thể không được thừa nhận nếu không đáp ứng yêu cầu về chữ ký điện tử an toàn.
Lưu ý quan trọng
- Để đảm bảo hiệu lực pháp lý của hợp đồng điện tử, nên sử dụng chữ ký số được bảo đảm bởi chứng thư số.
- Nếu giao dịch bắt buộc phải có văn bản và chữ ký, tránh sử dụng chữ ký scan để loại trừ rủi ro pháp lý không cần thiết.
- Với hợp đồng sử dụng cho đăng ký doanh nghiệp trực tuyến, có thể dùng chữ ký số hoặc scan chữ ký giấy (theo mẫu), nhưng hồ sơ vẫn cần xác thực bởi chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
