Khi chuyển đổi sang phần mềm kế toán mới, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ dữ liệu cũ đúng thời hạn theo quy định để đảm bảo giá trị pháp lý và phục vụ kiểm tra khi cần thiết.
I. Quy định về thời hạn và quy trình lưu trữ
Khi chuyển đổi sang phần mềm kế toán mới, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lưu trữ dữ liệu cũ để đảm bảo tính pháp lý và khả năng tra cứu. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tại Việt Nam được quy định tại Điều 12, 13 và 14 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, trong đó có các mức lưu trữ 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn tùy theo loại tài liệu.. Cụ thể, tài liệu kế toán thông thường phải lưu ít nhất 10 năm, một số loại có thể lưu 5 năm hoặc vĩnh viễn theo Luật Kế toán.
- Quy trình trước lưu trữ: Trước khi đưa vào lưu trữ, đơn vị phải kiểm tra và phân loại tài liệu để không lưu trữ các tài liệu không thuộc trách nhiệm của bộ phận kế toán.
- Bảo quản tài liệu: Pháp luật nghiêm cấm việc làm thất lạc hồ sơ, tài liệu kế toán trong thời gian phải lưu trữ. Tài liệu phải được bảo quản đầy đủ và an toàn trong suốt quá trình sử dụng và lưu trữ.
- Sử dụng tài liệu lưu trữ: Các tài liệu kế toán đã đưa vào lưu trữ chỉ được phép đưa ra sử dụng khi có sự đồng ý của người có thẩm quyền như Thủ trưởng đơn vị hoặc Kế toán trưởng.
II. Yêu cầu đối với phần mềm kế toán mới
Phần mềm kế toán mới phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt để đảm bảo tính kế thừa và chính xác của dữ liệu.
- Khả năng nâng cấp, tùy chỉnh: Phần mềm phải có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung (như thêm chứng từ, tài khoản, mẫu sổ sách, báo cáo) phù hợp với sự thay đổi của chính sách mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.
- Tính chính xác và tự động: Phần mềm phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác của số liệu, tuân thủ đúng các quy trình và phương pháp hạch toán theo quy định hiện hành.
- Trách nhiệm quản lý: Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng và những người liên quan phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin, số liệu được kết xuất từ phần mềm kế toán.
III. Yêu cầu đối với lưu trữ dữ liệu điện tử
Việc lưu trữ dữ liệu kế toán dưới dạng điện tử phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để duy trì giá trị pháp lý của chứng từ.
- An toàn và toàn vẹn: Dữ liệu phải được lưu trữ đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, không bị thay đổi hay sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
- Khả năng truy cập và tra cứu: Nội dung dữ liệu phải có thể truy cập, tra cứu và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết. Doanh nghiệp phải đảm bảo có đủ điều kiện kỹ thuật (kể cả thiết bị đọc tin chuyên dụng) để có thể đọc được dữ liệu trong suốt thời hạn lưu trữ.
- Định dạng và nguồn gốc: Dữ liệu phải được lưu trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung. Việc lưu trữ phải cho phép xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận thông điệp dữ liệu.
- In ấn khi có yêu cầu: Khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, đơn vị phải có trách nhiệm in tài liệu lưu trữ điện tử ra giấy, ký xác nhận của người đại diện (hoặc kế toán trưởng) và đóng dấu để cung cấp.
