Khi mất điện hoặc mất Internet, hộ kinh doanh vẫn phải lập và xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo đúng quy trình để đáp ứng yêu cầu pháp luật, không được sử dụng hóa đơn giấy thay thế.
I. Quy trình xử lý khi có sự cố
1. Trường hợp mất điện
Khi mất điện, hệ thống máy tính tiền sẽ không thể hoạt động để lập hóa đơn. Do đó, hộ kinh doanh bắt buộc phải trang bị các giải pháp nguồn điện dự phòng như:
- Thiết bị lưu điện (UPS): Giúp duy trì hoạt động của máy tính tiền trong một khoảng thời gian ngắn, đủ để hoàn thành các giao dịch đang dang dở.
- Máy phát điện: Giải pháp cho trường hợp mất điện kéo dài, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
2. Trường hợp mất kết nối Internet
Khi máy tính tiền mất kết nối Internet, hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện các bước sau:
- Tiếp tục lập hóa đơn: Lập hóa đơn điện tử bình thường ngay tại thời điểm bán hàng. Máy tính tiền có chức năng lưu trữ dữ liệu tạm thời (offline) các hóa đơn đã phát hành.
- Truyền dữ liệu sau khi có kết nối: Ngay sau khi kết nối Internet được khôi phục, hệ thống phải tự động hoặc do người dùng thực hiện truyền toàn bộ dữ liệu hóa đơn đã lập trong thời gian gián đoạn lên hệ thống của cơ quan thuế.
- Thời hạn truyền dữ liệu: Dữ liệu phải được truyền về cơ quan thuế trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm khôi phục kết nối.
- Báo cáo sự cố: Nếu sự cố mất kết nối kéo dài trên 24 giờ, hộ kinh doanh phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn xử lý.
Ví dụ thực tế
Một cửa hàng bán lẻ tại TP.HCM (doanh thu 1.5 tỷ đồng/năm) bị mất Internet từ 14h00 đến 17h00 ngày 10/10/2025. Trong 3 giờ này, cửa hàng vẫn xuất 25 hóa đơn điện tử và được lưu trữ cục bộ trên máy tính tiền. Đến 8h00 sáng ngày 11/10/2025, sau khi kết nối Internet ổn định, cửa hàng đã truyền toàn bộ 25 hóa đơn này lên hệ thống của cơ quan thuế. Toàn bộ quy trình đều tuân thủ đúng quy định.
Lưu ý quan trọng
- Không sửa hoặc xóa hóa đơn: Tuyệt đối không được sửa đổi hay xóa các hóa đơn đã được lập trong thời gian mất kết nối. Mọi sai sót cần được xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế sau khi hệ thống hoạt động bình thường.
- Chuẩn bị phương án dự phòng: Chủ động trang bị UPS cho máy tính tiền và cân nhắc sử dụng các gói Internet dự phòng qua 4G/5G để hạn chế gián đoạn.
- Lưu trữ dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử (dưới dạng file XML) phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định.
- Liên hệ hỗ trợ: Khi gặp sự cố kéo dài, cần liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc cơ quan thuế để được hỗ trợ kịp thời.
