Không, hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không được lập hóa đơn viết tay khi gặp sự cố; thay vào đó phải thực hiện các phương án xử lý theo quy định của cơ quan thuế.
I. Quy định chung khi máy tính tiền gặp sự cố
- Đối tượng áp dụng: Quy định dành cho hộ kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, khách sạn… có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- Không được dùng hóa đơn giấy: Không được tự ý sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn viết tay khi chưa có văn bản chấp thuận của cơ quan thuế.
II. Quy trình xử lý khi máy tính tiền hỏng
1. Thông báo sự cố với cơ quan thuế
- Ngay khi phát hiện sự cố, hộ kinh doanh cần thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế hoặc bằng văn bản theo mẫu quy định.
2. Sử dụng phương án xuất hóa đơn điện tử thay thế
- Phương án 1 (Ưu tiên): Xuất hóa đơn điện tử trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, đăng nhập hệ thống, lập và phát hành hóa đơn ngay thời điểm bán hàng.
- Phương án 2 (Sự cố kéo dài): Nếu sự cố không khắc phục nhanh chóng, hộ kinh doanh phải làm văn bản đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
3. Lưu trữ chứng từ
- Hộ kinh doanh có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hóa đơn điện tử đã phát hành qua Cổng thông tin hoặc do cơ quan thuế cấp để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.
Ví dụ thực tế
Một cửa hàng ăn uống tại TP.HCM (doanh thu 1,2 tỷ đồng/năm) bị hỏng máy tính tiền ngày 10/10/2025. Nhân viên đã đăng nhập vào Cổng thông tin thuế và xuất thành công 15 hóa đơn điện tử trong ngày, đảm bảo hoạt động không gián đoạn và tuân thủ đúng pháp luật.
Lưu ý quan trọng
- Xử phạt vi phạm: Tự ý sử dụng hóa đơn giấy hoặc không xuất hóa đơn khi bán hàng có thể bị phạt từ 5 – 10 triệu đồng với hộ kinh doanh.
- Miễn trừ áp dụng: Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm không thuộc diện bắt buộc áp dụng quy định này.
- Yêu cầu hóa đơn: Hóa đơn điện tử thay thế vẫn phải có mã QR để người mua tra cứu thông tin.
