Khi người lao động nghỉ việc, công ty có trách nhiệm hoàn thành việc chốt sổ BHXH trong thời gian quy định để đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Dưới đây là toàn bộ quy định và quy trình thực hiện chốt sổ BHXH sau khi nghỉ việc.
I. Thời hạn chốt sổ BHXH
- Công ty phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.
- Trong các trường hợp đặc biệt như công ty chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu công nghệ, chia tách, hợp nhất hoặc do thiên tai hỏa hoạn, thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
II. Điều kiện và quy trình thực hiện
1. Điều kiện để được chốt sổ BHXH
- Người lao động đã nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
- Người sử dụng lao động đã đóng đầy đủ tiền BHXH cho người lao động tính đến tháng cuối cùng (Trường hợp đơn vị còn nợ BHXH, cơ quan BHXH chỉ xác nhận thời gian đóng đến hết tháng đã đóng tiền, chưa thể xác nhận toàn bộ nếu còn nợ.).
2. Quy trình thực hiện
- Báo giảm lao động với cơ quan BHXH.
- Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH theo quy định.
- Nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH (có thể trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến).
- Nhận lại sổ BHXH đã được chốt và trả cho người lao động.
III. Trách nhiệm và quyền hạn
- Việc chốt sổ BHXH là trách nhiệm bắt buộc của người sử dụng lao động, phải phối hợp với cơ quan BHXH để thực hiện.
- Người lao động không thể tự mình chốt sổ BHXH tại cơ quan BHXH.
- Trách nhiệm này áp dụng cho mọi trường hợp nghỉ việc, bao gồm cả nghỉ ngang (nghỉ việc không báo trước).
- Trong trường hợp đặc biệt như đơn vị giải thể, bỏ trốn, NLĐ có thể liên hệ trực tiếp cơ quan BHXH để được xác nhận thời gian đã đóng.
Ví dụ thực tế
Một nhân viên nghỉ việc ngày 1/8/2025, công ty phải hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH trước ngày 19/8/2025 (14 ngày làm việc) hoặc muộn nhất là ngày 31/8/2025 (30 ngày) nếu thuộc trường hợp đặc biệt.
Lưu ý quan trọng
- Công ty không được từ chối chốt sổ BHXH cho người lao động dù có tranh chấp hay không.
- Vi phạm thời hạn chốt sổ sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định.
- Việc chưa chốt sổ BHXH có thể ảnh hưởng đến quá trình tham gia BHXH tại công ty mới.
