Khi nhận hàng thực tế thiếu so với hóa đơn, kế toán cần tuân thủ quy trình xử lý chặt chẽ để đảm bảo đúng quy định pháp luật và phản ánh chính xác số liệu kế toán, thuế.
I. Quy trình xử lý tại doanh nghiệp
1. Kiểm tra và lập biên bản ngay khi nhận hàng
- Tạm dừng việc nhập kho phần hàng thiếu.
- Tiến hành kiểm tra, đối chiếu chi tiết số lượng, chủng loại hàng hóa thực nhận so với hóa đơn.
- Lập Biên bản kiểm kê hoặc Biên bản ghi nhận sự việc, ghi rõ tình trạng thiếu hụt, có đủ chữ ký đại diện các bên liên quan.
2. Xác định nguyên nhân và người chịu trách nhiệm
- Lỗi của nhà cung cấp: Giao thiếu hàng hoặc đóng gói sai quy cách.
- Lỗi của đơn vị vận chuyển: Làm mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Lỗi chủ quan của nhân viên: Sai sót trong kiểm đếm, nhận hàng.
- Nhầm lẫn ghi chép sổ sách: Cần điều chỉnh lại cho đúng.
3. Phương án xử lý dựa trên nguyên nhân
- Nếu do nhà cung cấp: Yêu cầu giao bổ sung hoặc lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
- Nếu do đơn vị vận chuyển: Yêu cầu bồi thường theo hợp đồng vận chuyển.
- Nếu do nhân viên: Xử lý bồi thường vật chất theo quy định công ty.
II. Xử lý về mặt hóa đơn và kế toán
1. Lập hóa đơn điều chỉnh
- Khi đã xác nhận hàng thiếu và không bổ sung, bên bán phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…tháng…năm…” và giá trị điều chỉnh âm (-) đúng số lượng thiếu.
2. Hạch toán kế toán
- Chỉ ghi nhận nhập kho và công nợ phần hàng thực tế nhận.
- Hàng thiếu theo dõi riêng trên tài khoản phù hợp để chờ xử lý dứt điểm, không tự ý sử dụng TK 1381 nếu không có hướng dẫn.
III. Kê khai và điều chỉnh thuế GTGT
- Chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào phần hàng thực nhận có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Khi có hóa đơn điều chỉnh giảm, cần điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã kê khai.
- Nếu hóa đơn điều chỉnh khác kỳ với hóa đơn gốc, phải lập tờ khai bổ sung (mẫu 01/KHBS) cho kỳ sai sót để giảm thuế GTGT.
Lưu ý quan trọng
Toàn bộ quá trình xử lý cần lưu đầy đủ chứng từ hợp pháp: hợp đồng kinh tế, hóa đơn gốc, biên bản kiểm kê, xác nhận giữa các bên, hóa đơn điều chỉnh, chứng từ bồi thường (nếu có). Xử lý đúng hạn để đảm bảo minh bạch và tuân thủ pháp luật.
