Khi phát hiện hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có sai sót, cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định, tuyệt đối không được hủy hóa đơn đã lập dưới mọi hình thức.
I. Nguyên tắc xử lý sai sót theo quy định mới
Kể từ ngày 01/06/2025, mọi sai sót trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đều phải được xử lý bằng một trong hai hình thức sau, không phân biệt hóa đơn đã gửi cho người mua hay chưa:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng khi cần sửa một hoặc một vài thông tin trên hóa đơn gốc (ví dụ: sai thuế suất, đơn giá, số tiền). Hóa đơn điều chỉnh có thể ghi tăng hoặc giảm so với hóa đơn gốc.
- Lập hóa đơn thay thế: Áp dụng khi hóa đơn gốc có sai sót nghiêm trọng về nội dung hoặc sai toàn bộ thông tin. Hóa đơn thay thế sẽ vô hiệu hóa hóa đơn gốc.
II. Quy trình xử lý sai sót
1. Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Tùy vào mức độ sai sót, người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới từ máy tính tiền để điều chỉnh hoặc thay thế. Trên hóa đơn mới, bắt buộc phải có dòng chữ:
- “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” đối với hóa đơn điều chỉnh.
- “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” đối với hóa đơn thay thế.
2. Gửi hóa đơn cho người mua và cơ quan thuế
- Người bán gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho người mua (qua email, tin nhắn, cung cấp mã QR…).
- Dữ liệu của hóa đơn điều chỉnh/thay thế được tự động chuyển đến cơ quan thuế theo quy định.
3. Xử lý trường hợp đặc biệt
- Nhiều hóa đơn sai sót: Nếu có nhiều hóa đơn sai sót cùng kỳ, cho cùng một khách hàng, người bán có thể lập chung 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc bị sai.
- Cơ quan thuế phát hiện sai sót: Nếu cơ quan thuế phát hiện và thông báo (theo Mẫu 01/TB-RSĐT), người bán phải kiểm tra và thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo quy trình trên.
Ví dụ thực tế
Ngày 15/06/2025, cửa hàng A phát hiện hóa đơn đã xuất cho khách hàng ghi sai thuế suất GTGT là 8% (đúng phải là 10%). Cửa hàng A không được hủy hóa đơn cũ mà phải lập một hóa đơn điện tử điều chỉnh từ máy tính tiền, ghi rõ nội dung: “Điều chỉnh tăng thuế suất từ 8% lên 10% cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày 15/06/2025”, sau đó gửi cho khách hàng và truyền dữ liệu lên cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng
- Tuyệt đối không được xóa hóa đơn đã phát hành khỏi hệ thống.
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đã lập cũng không được phép hủy.
- Hóa đơn điều chỉnh/thay thế khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán.
- Phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ gồm: hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, biên bản xác nhận với khách hàng (nếu có) và các tài liệu liên quan để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu.
- Việc xử lý sai sót nên được thực hiện ngay khi phát hiện và trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế.
