Việc không lưu trữ sổ sách, tài liệu kế toán theo quy định sẽ bị xử phạt hành chính và áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả theo pháp luật hiện hành.
I. Mức xử phạt hành chính về lưu trữ sổ sách kế toán
1. Phạt cảnh cáo
- Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định.
- Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng
- Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định.
- Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ.
- Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định.
- Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng
- Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
II. Biện pháp khắc phục hậu quả và xử phạt bổ sung
- Tịch thu tang vật vi phạm đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
- Tước quyền sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán từ 03 đến 06 tháng đối với kế toán viên hành nghề vi phạm.
- Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm.
Bên cạnh các hình thức xử phạt trên, cá nhân, tổ chức vi phạm còn có thể bị áp dụng một hoặc nhiều biện pháp khắc phục hậu quả như:
- Buộc khôi phục lại tình trạng ban đầu.
- Buộc thực hiện các biện pháp khắc phục vi phạm.
- Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp hoặc số tiền bằng trị giá tang vật đã bị tiêu thụ, tẩu tán.
III. Quy định đối với hoạt động xã hội, từ thiện
Theo Thông tư 41/2022/TT-BTC, cá nhân thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện cho hoạt động xã hội, từ thiện phải mở sổ sách và ghi chép đầy đủ, chính xác các khoản đã tiếp nhận và phân phối, đảm bảo công khai, minh bạch.
- Việc ghi chép sổ sách phải thực hiện ngay khi bắt đầu các hoạt động liên quan.
- Số liệu ghi chép liên tục theo trình tự thời gian, phản ánh đầy đủ các thông tin cần thiết để công khai số liệu.
IV. Rủi ro pháp lý nghiêm trọng khi vi phạm quy định lưu trữ
Vi phạm quy định về lưu trữ tài liệu kế toán không những bị xử phạt mà còn gây khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm toán, có nguy cơ mất khả năng chứng minh tính hợp pháp của các giao dịch kinh tế và ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.
Bảo quản, lưu trữ sổ kế toán phải đúng quy định pháp luật về kế toán và các văn bản liên quan. Doanh nghiệp, cá nhân cần xây dựng quy trình lưu trữ chặt chẽ, kiểm tra định kỳ nhằm bảo đảm tuân thủ quy định.
