Nếu không truyền được dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế trước 24h, doanh nghiệp không còn bị giới hạn bởi mốc 24h mà sẽ tuân theo thời hạn mới theo quy định từ ngày 01/06/2025, đồng thời cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ truyền dữ liệu để tránh bị xử phạt.
I. Quy định mới về thời hạn truyền dữ liệu hóa đơn điện tử
1. Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Doanh nghiệp phải chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo tháng hoặc theo quý.
2. Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Pháp luật hiện hành không còn quy định thời điểm chuyển dữ liệu cụ thể cho loại hóa đơn này. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo toàn bộ dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế đầy đủ trước khi hết hạn nộp tờ khai thuế.
II. Xử lý khi chậm truyền dữ liệu
1. Mức xử phạt vi phạm hành chính
Trường hợp chậm truyền dữ liệu hóa đơn điện tử quá thời hạn quy định, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt cụ thể như sau:
| Thời gian chậm trễ (tính từ ngày hết hạn) | Mức phạt tiền |
|---|---|
| 1 – 5 ngày làm việc | 2 – 5 triệu đồng |
| 6 – 10 ngày làm việc | 5 – 8 triệu đồng |
| 11 ngày làm việc trở lên | 10 – 20 triệu đồng |
Biện pháp khắc phục hậu quả bắt buộc: Buộc chuyển đầy đủ dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
2. Các trường hợp được miễn xử phạt
- Lỗi từ hệ thống của cơ quan thuế: Nếu Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp sự cố, doanh nghiệp được miễn xử phạt nếu truyền dữ liệu trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi hệ thống được thông báo hoạt động trở lại.
- Lý do khách quan: Doanh nghiệp có thể được xem xét miễn, giảm phạt nếu chứng minh được việc chậm trễ là do nguyên nhân khách quan như thiên tai, dịch bệnh và đã được cơ quan thuế xác nhận.
Lưu ý quan trọng
- Giá trị pháp lý của hóa đơn: Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua vẫn có giá trị pháp lý, dù chưa truyền dữ liệu lên cơ quan thuế đúng hạn, nhưng phải đảm bảo truyền bổ sung đầy đủ.
- Trách nhiệm của người bán: Doanh nghiệp chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp của dữ liệu hóa đơn đã chuyển.
- Lưu trữ bằng chứng: Nên lưu giữ đầy đủ nhật ký hệ thống và các biên bản về sự cố để làm bằng chứng giải trình khi cần thiết.
- Kết nối trực tiếp: Các doanh nghiệp phát hành từ 1.000.000 hóa đơn/tháng trở lên bắt buộc phải kết nối trực tiếp để truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.
