Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn đã lập, việc lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo điều chỉnh là bước cần thiết để xử lý theo đúng quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), đảm bảo tính pháp lý và thống nhất giữa các bên.
I. Trường hợp bắt buộc lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh
Việc lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót là bắt buộc trước khi lập hóa đơn điều chỉnh nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, hoặc cá nhân kinh doanh có mã số thuế, trong các trường hợp sau:
- Sai sót về mã số thuế của người mua hoặc người bán.
- Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế.
- Sai sót về các thông tin khác trên hóa đơn như: quy cách, chất lượng hàng hóa, dịch vụ.
Lưu ý: Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng mã số thuế vẫn đúng, người bán chỉ cần thông báo cho người mua mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
II. Nội dung bắt buộc của biên bản thỏa thuận
- Thông tin các bên: Ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua.
- Thông tin hóa đơn gốc: Nêu rõ số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng lập của hóa đơn cần điều chỉnh.
- Lý do điều chỉnh: Mô tả cụ thể, rõ ràng về sai sót (ví dụ: “Do nhầm lẫn, hóa đơn đã áp dụng thuế suất 8% thay vì 10% theo quy định”).
- Nội dung điều chỉnh: Ghi rõ các số liệu điều chỉnh (tăng/giảm) về đơn giá, thành tiền, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán cuối cùng.
- Xác nhận của các bên: Phải có đầy đủ ngày tháng lập biên bản và chữ ký (hoặc chữ ký số) của người đại diện hợp pháp của cả hai bên.
III. Trình tự thực hiện điều chỉnh
- Thống nhất và lập văn bản: Hai bên cùng đối chiếu, xác nhận sai sót và ký vào văn bản thỏa thuận điều chỉnh. Văn bản được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản.
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Sau khi có văn bản thỏa thuận, bên bán lập hóa đơn điều chỉnh. Trên hóa đơn phải ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện rõ phần điều chỉnh tăng hoặc giảm.
- Lưu trữ hồ sơ: Cả hai bên có trách nhiệm lưu trữ văn bản thỏa thuận và hóa đơn điều chỉnh kèm theo hóa đơn gốc để giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Ví dụ thực tế
Công ty A bán một lô hàng cho công ty B, đã xuất hóa đơn GTGT số 123 ngày 10/11/2025 với giá trị hàng hóa 100.000.000 VNĐ và thuế suất 8% (tiền thuế 8.000.000 VNĐ). Sau đó, hai bên phát hiện thuế suất đúng là 10%.
- Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung điều chỉnh tăng tiền thuế GTGT là 2.000.000 VNĐ.
- Công ty A lập hóa đơn điều chỉnh tăng 2.000.000 VNĐ tiền thuế, trên hóa đơn ghi rõ “Điều chỉnh tăng tiền thuế GTGT cho hóa đơn số 123 ngày 10/11/2025”.
Lưu ý quan trọng
- Trường hợp người mua là cá nhân không kinh doanh: Nếu có sai sót, người bán KHÔNG cần lập văn bản thỏa thuận mà chỉ cần thông báo cho người mua về việc sẽ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Xử lý hóa đơn khi chưa kê khai: Nếu sai sót được phát hiện trước khi người bán nộp tờ khai thuế GTGT cho kỳ phát sinh hóa đơn đó, các bên có thể thỏa thuận thu hồi hóa đơn sai và lập một hóa đơn mới thay thế.
- Thời hạn điều chỉnh: Việc lập văn bản thỏa thuận và hóa đơn điều chỉnh phải được hoàn tất trước thời hạn nộp tờ khai thuế của kỳ phát sinh hóa đơn sai sót.
- Lưu trữ: Toàn bộ hồ sơ, chứng từ điều chỉnh phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
- Chế tài: Không tuân thủ đúng quy trình xử lý hóa đơn sai sót có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.
