Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử khi khách hàng yêu cầu bằng cách sử dụng các kênh chính thức từ Tổng cục Thuế, đảm bảo thông tin chính xác và đúng pháp lý.
I. Tra cứu công khai trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Phương thức này dành cho tất cả mọi người và không yêu cầu đăng nhập.
- Truy cập trang web chính thức: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc trên trang tra cứu:
- Mã số thuế người bán (*)
- Loại hóa đơn (*)
- Ký hiệu hóa đơn (*): Lưu ý bỏ ký tự số ở đầu. Ví dụ: 1C23TYY → C23TYY.
- Số hóa đơn (*)
- Tổng tiền thanh toán (*)
- Mã captcha (*)
- Nhấn nút “Tìm kiếm” để xem kết quả:
- Nếu hợp lệ: Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái “Đã cấp mã hóa đơn” cùng các thông tin cơ bản của hóa đơn.
- Nếu không hợp lệ: Hệ thống sẽ báo “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp”.
II. Tra cứu qua tài khoản đăng nhập hệ thống của doanh nghiệp
Phương thức này dành cho các doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và được cấp tài khoản.
- Đăng nhập vào hệ thống tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Chọn mục “Tra cứu” → “Tra cứu hóa đơn”.
- Chọn tiếp “Tra cứu HĐĐT bán ra” hoặc “Tra cứu HĐĐT mua vào”.
- Nhập các điều kiện tìm kiếm như mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn.
- Kết quả sẽ hiển thị chi tiết và cho phép xuất ra các định dạng như Excel hoặc XML.
III. Tra cứu hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
- Đăng nhập vào hệ thống như mục II.
- Chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” → “Kết quả kiểm tra”.
- Chọn trạng thái “Tổng cục thuế đã nhận không mã”.
- Lưu ý: Thời gian tra cứu cho loại hóa đơn này bị giới hạn (thường là trong vòng 31 ngày).
Ví dụ thực tế
- Khách hàng cung cấp hóa đơn có Ký hiệu là 1C24ABC.
- Khi nhập vào ô “Ký hiệu hóa đơn” trên trang tra cứu, bạn chỉ cần nhập C24ABC.
Lưu ý quan trọng
- Thông tin nhập vào (Mã số thuế, số hóa đơn, ký hiệu, tổng tiền…) phải khớp chính xác với hóa đơn gốc.
- Việc tra cứu chỉ áp dụng cho hóa đơn của các doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
- Bạn cũng có thể tra cứu bằng cách tải file hóa đơn định dạng XML lên các công cụ tra cứu được hỗ trợ, nhưng không được chỉnh sửa nội dung file XML.
- Không tra cứu được nếu hóa đơn chưa được cấp mã hoặc bạn nhập sai thông tin.
