Để xác minh nhanh tình trạng hợp lệ của hóa đơn điện tử, bạn có thể tra cứu trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế hoặc sử dụng các phương pháp được công nhận khác. Dưới đây là các bước cụ thể để kiểm tra hợp lệ hóa đơn điện tử.
I. Các phương pháp xác minh hợp lệ
1. Tra cứu qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế
- Truy cập một trong các địa chỉ chính thức:
- Nhập chính xác các thông tin bắt buộc:
- Mã số thuế người bán
- Loại hóa đơn (ví dụ: Hóa đơn GTGT)
- Ký hiệu hóa đơn (bỏ ký tự số đầu, ví dụ: “1C22TYY” thành “C22TYY”)
- Số hóa đơn
- Tổng số tiền thanh toán (nếu cần)
- Mã Captcha hiện trên màn hình
- Kết quả trả về:
- “Đã cấp mã hóa đơn” hoặc “Hóa đơn hợp pháp”: Hợp lệ
- “Không tồn tại hóa đơn”: Không hợp lệ hoặc sai thông tin
Ví dụ thực tế
- Doanh nghiệp cần kiểm tra hóa đơn số “000015”:
- Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Nhập thông tin:
- Mã số thuế: 0101234567
- Ký hiệu: AB/21E (bỏ ký tự “1” đầu nếu có)
- Số hóa đơn: 000015
- Mã Captcha: W3KY9
- Kết quả: “Đã cấp mã hóa đơn” → Hóa đơn hợp lệ
2. Xác minh qua email, mã QR nhận hóa đơn
- Người mua có thể mở email chứa hóa đơn điện tử từ người bán, nhấp vào liên kết “Xem hóa đơn trên hệ thống cơ quan thuế” rồi nhập mã Captcha để truy cập trang tra cứu chính thức.
- Người bán có thể gửi hóa đơn điện tử qua email, tin nhắn hoặc cung cấp đường dẫn/mã QR để người mua tra cứu.
- Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hợp lệ khi có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử giúp người mua tra cứu.
3. Tra cứu qua ứng dụng mobile Hóa Đơn Điện Tử TCT
- Tải ứng dụng ‘Hóa Đơn Điện Tử TCT’ từ Google Play (Android) hoặc AppleStore (iOS) để tra cứu hóa đơn trên điện thoại.
- Phương pháp này thuận tiện khi không có máy tính.
4. Tra cứu qua phần mềm hóa đơn điện tử hợp lệ (Ví dụ: MeInvoice)
- Kiểm tra hợp lệ hóa đơn điện tử tại trang tra cứu của MeInvoice bằng cách tải lên file *.xml hóa đơn. Hệ thống sẽ hiển thị thông tin hóa đơn và xác minh với hệ thống Tổng cục Thuế.
- MeInvoice áp dụng công nghệ Blockchain để bảo mật và an toàn dữ liệu.
II. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Có hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (trừ trường hợp đặc thù).
- Đối với hàng hóa xuất khẩu: có hợp đồng ký kết với bên nước ngoài, hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán, tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan khác.
III. Lưu ý quan trọng và chế tài xử phạt
Lưu ý quan trọng
- Tính chính xác tuyệt đối: Nhập chính xác từng ký tự, khoảng trắng để tránh sai sót khi tra cứu.
- Giá trị pháp lý duy nhất: Chỉ sử dụng kết quả từ hệ thống Tổng cục Thuế, các nguồn khác không có giá trị pháp lý.
- Phần mềm hợp lệ: Chỉ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế phê duyệt và khuyến nghị.
Chế tài xử phạt khi lập hóa đơn không đúng thời điểm
- Cảnh cáo: Nếu không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng: Nếu không gây chậm nghĩa vụ thuế.
- Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng: Các trường hợp khác.
Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn để tránh bị phạt do làm mất hóa đơn hoặc trốn thuế.
