Khi máy tính tiền gặp lỗi phần mềm không thể xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh phải chủ động xử lý để đảm bảo đủ nghĩa vụ thuế và tính hợp lệ giao dịch. Người bán cần tuân thủ đúng quy trình khắc phục, lập hồ sơ sự cố và phối hợp với cơ quan thuế.
Quy trình xử lý sự cố phần mềm máy tính tiền
- Ghi nhận sự cố và liên hệ khắc phục: Ngay khi phát hiện, cần lập biên bản sự cố ghi rõ thời gian, mô tả lỗi và các giao dịch bị ảnh hưởng. Đồng thời, liên hệ ngay với nhà cung cấp phần mềm để yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật. Hầu hết các sự cố này xuất phát từ lỗi của đơn vị cung cấp phần mềm, không phải từ hệ thống của cơ quan thuế.
- Xử lý giao dịch tạm thời: Trong thời gian chờ sửa lỗi, người bán cần lập biên bản xác nhận giao dịch với người mua, ghi đầy đủ thông tin, lý do chưa xuất được hóa đơn và cam kết sẽ xuất hóa đơn ngay sau khi khắc phục. Nếu có sẵn, có thể sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử độc lập để xuất hóa đơn thay thế. Trường hợp ảnh hưởng đến nhiều khách hàng, nên lập bảng kê chi tiết các giao dịch để tiện theo dõi.
- Thông báo cho cơ quan thuế: Nếu sự cố kéo dài và có nguy cơ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, người bán nên chủ động thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp để giải trình và được hướng dẫn.
- Xuất hóa đơn bổ sung sau khi khắc phục: Ngay sau khi hệ thống hoạt động trở lại, phải tiến hành xuất hóa đơn điện tử cho tất cả các giao dịch bị gián đoạn. Trên hóa đơn phải ghi đúng thời điểm giao dịch thực tế đã diễn ra, không phải thời điểm xuất hóa đơn.
Lưu ý quan trọng
- Không được dùng hóa đơn giấy: Đối tượng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không được chuyển sang hình thức hóa đơn giấy khi gặp sự cố phần mềm.
- Biên bản không thay thế hóa đơn: Biên bản xác nhận giao dịch với khách hàng không có giá trị pháp lý để kê khai hay khấu trừ thuế GTGT.
- Lưu trữ hồ sơ: Toàn bộ hồ sơ liên quan (biên bản sự cố, biên bản xác nhận với khách hàng, bảng kê, email làm việc với nhà cung cấp…) phải được lưu trữ cẩn thận tối thiểu 10 năm để phục vụ cho việc giải trình sau này.
- Rủi ro xử phạt: Việc không xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có thể bị xử phạt hành chính tùy theo mức độ vi phạm.
