Doanh nghiệp vẫn có thể hạch toán và tính vào chi phí được trừ khi mua hàng hóa của cá nhân không có hóa đơn, nếu lập đầy đủ hồ sơ chứng từ thay thế theo đúng quy định.
I. Các trường hợp mua hàng của cá nhân không có hóa đơn
- Cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai: Bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Nếu không có hóa đơn, khoản chi không được tính vào chi phí được trừ.
- Cá nhân kinh doanh nộp thuế khoán hoặc từng lần phát sinh: Có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã cho từng lần phát sinh nếu đã khai và nộp thuế theo quy định.
- Cá nhân không kinh doanh (hộ gia đình, nông dân…): Không có hóa đơn. Doanh nghiệp phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào để được tính vào chi phí.
II. Điều kiện và hồ sơ chứng từ bắt buộc để được tính chi phí
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC, ghi rõ thông tin hàng hóa, giá trị, người bán; người đại diện doanh nghiệp ký tên, chịu trách nhiệm.
- Hợp đồng mua bán (nếu có).
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi (tiền mặt) hoặc Ủy nhiệm chi (chuyển khoản).
- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ, có đầy đủ chữ ký hai bên.
- Bản sao CMND/CCCD của người bán.
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho nếu doanh nghiệp có quản lý hàng tồn kho.
III. Cách hạch toán kế toán khi mua hàng hóa không có hóa đơn
- Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.
- Nợ TK 156: Hàng hóa mua về để bán.
- Nợ TK 642, 641, 627, …: Dịch vụ mua ngoài cho hoạt động quản lý, bán hàng hoặc sản xuất chung.
- Có TK 111 (tiền mặt) hoặc TK 112 (ngân hàng) đúng số thực tế chi.
IV. Quy định về thanh toán và xử lý sai sót hóa đơn
- Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Mua của cá nhân hoặc hộ kinh doanh với doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm không bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt, kể cả giá trị giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên.
- Để tăng minh bạch, doanh nghiệp nên ưu tiên thanh toán qua ngân hàng nếu điều kiện cho phép.
- Xử lý sai sót hóa đơn điện tử: Khi phát hiện sai sót (về mã số thuế, số tiền, thuế suất, …), thực hiện các bước sau:
- Lập văn bản thỏa thuận giữa bên mua và bên bán, ghi rõ nội dung sai sót, lưu tại đơn vị.
- Chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã phát hành.
- Nếu thay thế hóa đơn sai sót, lập hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Lưu ý quan trọng
- Nếu giá mua trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua, cơ quan thuế có thể điều chỉnh lại giá trị chi phí được trừ.
- Người đại diện doanh nghiệp ký trên Bảng kê chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác.
- Lưu giữ đầy đủ chứng từ, hồ sơ để phục vụ quyết toán, thanh tra, kiểm tra.
