Việc mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh không bắt buộc phải chuyển khoản, trừ khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh muốn khấu trừ thuế GTGT đầu vào cần tuân thủ quy định về phương thức thanh toán.
I. Yêu cầu về thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế
Theo các quy định mới, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên (gồm VAT), kể cả khi mua từ cá nhân không kinh doanh.
- Các hình thức thanh toán được chấp nhận: Chuyển khoản, thẻ, ví điện tử hoặc các hình thức hợp lệ khác theo quy định.
- Trường hợp được thanh toán tiền mặt:
- Giao dịch dưới 5 triệu đồng.
- Giao dịch không nhằm mục đích khấu trừ thuế GTGT.
- Người bán là cá nhân không có tài khoản ngân hàng hoặc trường hợp bất khả kháng (cần xác nhận).
II. Nghĩa vụ thuế của cá nhân bán hàng
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Cá nhân không kinh doanh, tổng doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm được miễn thuế TNCN; trên 100 triệu đồng/năm phải tự khai và nộp thuế.
- Khấu trừ tại nguồn: Doanh nghiệp mua hàng của cá nhân có thể phải khấu trừ TNCN (tỷ lệ 1%) với chi trả từ 2 triệu đồng trở lên.
- Giao dịch qua sàn thương mại điện tử: Theo quy định, sàn TMĐT phải kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân bán hàng phát sinh doanh thu qua sàn.
III. Chứng từ khi mua hàng không có hóa đơn
- Doanh nghiệp mua hàng của cá nhân không kinh doanh phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (Mẫu số 01/TNDN).
- Bảng kê cần tên, địa chỉ, số CMND/CCCD, chữ ký người bán và chứng từ thanh toán hợp lệ với giao dịch thuộc diện bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt.
Ví dụ thực tế
- Công ty A mua văn phòng phẩm trị giá 7 triệu đồng từ cá nhân bán online tháng 10/2025, cần chuyển khoản và lập bảng kê thu mua để khấu trừ thuế GTGT.
- Một cá nhân mua xe máy cũ trị giá 25 triệu đồng từ bạn, không bắt buộc chuyển khoản vì không liên quan đến khấu trừ thuế doanh nghiệp.
Lưu ý quan trọng
- Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu liên quan đến quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho doanh nghiệp, không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của giao dịch.
- Mua bán tài sản đăng ký sở hữu, sử dụng (như ô tô, bất động sản) giữa cá nhân bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng.
- Doanh nghiệp không tuân thủ quy định thanh toán không dùng tiền mặt khi cần khấu trừ thuế sẽ không được trừ chi phí khi tính thuế TNDN và có thể bị xử phạt.
