Việc mua phần mềm kế toán là không bắt buộc, các đơn vị hoàn toàn có thể lựa chọn làm kế toán thủ công hoặc sử dụng phần mềm, miễn là đáp ứng đúng quy định hiện hành.
I. Lựa chọn giữa phần mềm kế toán và làm thủ công
- Không bắt buộc sử dụng phần mềm kế toán: Đơn vị có quyền lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán, đây là lựa chọn tự nguyện chứ không phải nghĩa vụ bắt buộc theo Thông tư 24/2024/TT-BTC.
- Làm thủ công: Vẫn có thể thực hiện kế toán bằng phương thức thủ công, sử dụng sổ sách, ghi chép theo quy định, chỉ cần đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về mở sổ, ghi chép, lưu giữ nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh.
- Sử dụng phần mềm: Đơn vị có thể chọn phần mềm kế toán phù hợp với tổ chức bộ máy và hoạt động, nâng cao hiệu quả và kiểm soát lỗi.
II. Yêu cầu khi sử dụng phần mềm kế toán
1. Tuân thủ quy định pháp luật
- Các quy trình phải đáp ứng quy định kế toán, không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán và thông tin, số liệu trình bày trên báo cáo.
- Việc xử lý thông tin, số liệu phải chính xác, phù hợp, không trùng lặp.
2. Bảo mật và kiểm soát sử dụng
- Thông tin, dữ liệu kế toán phải bảo mật, an toàn; tuân thủ quy định về an toàn thông tin.
- Phân quyền phù hợp, kiểm soát truy cập người dùng.
- Lưu vết nội dung đã ghi sổ kế toán, ngăn chặn/cảnh báo sai sót khi nhập dữ liệu.
3. Giao diện và tính năng phần mềm
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phân biệt rõ các vùng thông tin.
- Cung cấp dữ liệu đầu ra đáp ứng yêu cầu đơn vị nhận thông tin (cơ quan cấp trên, kho bạc, cơ quan liên quan).
- Có khả năng nâng cấp, sửa đổi khi thay đổi chế độ kế toán và chính sách tài chính.
- Có khả năng kết nối hoặc sẵn sàng kết nối với các phần mềm khác theo yêu cầu cơ quan thẩm quyền.
Lưu ý quan trọng
- Phạm vi áp dụng: Thông tư 24/2024/TT-BTC áp dụng cho đơn vị hành chính, sự nghiệp. Với doanh nghiệp, chế độ kế toán vẫn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, 133/2016/TT-BTC; doanh nghiệp cũng không bắt buộc phải dùng phần mềm kế toán.
- Trách nhiệm: Dù làm thủ công hay dùng phần mềm, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng/phụ trách và người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của số liệu.
- Khuyến khích ứng dụng công nghệ: Nhà nước khuyến khích ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán để nâng cao hiệu quả, hạn chế sai sót nhưng không bắt buộc phải sử dụng phần mềm.
