Mua quà Tết ở chợ, tạp hóa không có hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT) thì thông thường chi phí này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế doanh nghiệp, trừ một số trường hợp đặc biệt có thể lập bảng kê mua hàng không hóa đơn.
I. Điều kiện để chi phí mua quà Tết được tính vào chi phí hợp lý
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
- Nếu hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Nếu không có hóa đơn đỏ mà là mua từ chợ, tạp hóa, doanh nghiệp về nguyên tắc sẽ không được đưa vào chi phí hợp lý, trừ các trường hợp sau đây.
II. Trường hợp được lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (Mẫu 01/TNDN)
- Chỉ áp dụng khi doanh nghiệp mua sản phẩm nông, lâm, thủy sản từ người trực tiếp sản xuất, khai thác; sản phẩm thủ công mỹ nghệ của người sản xuất thủ công không kinh doanh; hoặc mua vật liệu xây dựng của hộ, cá nhân khai thác trực tiếp bán ra.
- Doanh nghiệp lập ‘Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn’ theo Mẫu 01/TNDN, ghi rõ thông tin bên bán, số lượng, giá trị, ngày tháng mua, địa chỉ, số chứng minh nhân dân của người bán và có chữ ký hai bên.
- Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của bảng kê và chỉ áp dụng cho các trường hợp được quy định nêu trên.
III. Nghĩa vụ lập hóa đơn đầu ra khi biếu, tặng quà cho khách hàng
- Khi sử dụng hàng hóa để biếu, tặng khách hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn đầu ra như khi bán hàng hóa, tính thuế GTGT như bán thông thường.
- Trường hợp giá trị biếu, tặng từ 200.000 đồng trở lên mà khách không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
IV. Xử phạt khi không lập hóa đơn cho hàng hóa biếu, tặng
- Không xuất hóa đơn khi biếu, tặng có thể bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng với một số lượng nhỏ hóa đơn.
- Với trường hợp từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn, mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.
- Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mức phạt tối đa có thể lên đến 80 triệu đồng.
Ví dụ thực tế
Khi mua quà Tết biếu khách hàng, doanh nghiệp cần:
- Có hóa đơn mua vào hợp pháp.
- Xuất hóa đơn đầu ra ghi rõ “hàng biếu tặng không thu tiền”.
Lỗi sai thường gặp là không xuất hóa đơn đầu ra, dẫn đến bị phạt. Nếu khách không lấy hóa đơn, cuối ngày phải tập hợp xuất chung vào một hóa đơn, kèm danh sách người nhận có chữ ký. Trường hợp chi phí quà tặng là phúc lợi chi cho nhân viên (tổng chi không vượt quá 1 tháng lương bình quân/năm), không cần xuất hóa đơn đầu ra và không tính thuế GTGT đầu ra.
Lưu ý quan trọng
- Chỉ lập bảng kê thu mua với các đối tượng, mặt hàng đặc thù được quy định.
- Các khoản chi thông thường mua từ chợ, tạp hóa không có hóa đơn đỏ, không thuộc đối tượng đặc thù sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.
- Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hồ sơ chứng từ trước khi quyết toán thuế để tránh bị loại chi phí và xử phạt.
