Doanh nghiệp có thể tạm ghi nhận tài sản cố định và bắt đầu trích khấu hao khi đã có biên bản nghiệm thu, bàn giao và đưa vào sử dụng, dù chưa có quyết toán chính thức. Khi có quyết toán, kế toán điều chỉnh nguyên giá nếu có chênh lệch.
I. Điều kiện và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định
Tài sản cố định (TSCĐ) mua sắm nhưng chưa có quyết toán vẫn có thể được ghi nhận vào sổ kế toán thông qua hình thức tạm nhập, với điều kiện đã có biên bản nghiệm thu và giao nhận tài sản cùng các chứng từ liên quan.
1. Tiêu chuẩn ghi nhận
Để được ghi nhận là TSCĐ hữu hình, tài sản phải đáp ứng đồng thời 3 tiêu chuẩn:
- Việc sử dụng tài sản chắc chắn đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai.
- Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên.
- Đạt tiêu chuẩn về nguyên giá theo quy định.
Đối với TSCĐ vô hình, ngoài các tiêu chuẩn trên, tài sản phải không có hình thái vật chất mà đơn vị đã đầu tư chi phí tạo lập hoặc được hình thành qua quá trình hoạt động.
2. Tiêu chuẩn nguyên giá cập nhật (Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 147/2016/TT-BTC và Thông tư 28/2021/TT-BTC) – áp dụng cho doanh nghiệp)
Tiêu chuẩn nguyên giá được phân loại cụ thể thay vì một mức chung:
- Tài sản cố định hữu hình hoặc vô hình phải có nguyên giá từ 30 triệu đồng trở lên, thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên, và chắc chắn mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai.
- Trang thiết bị dễ hỏng, dễ vỡ: Có nguyên giá từ 10 triệu đồng trở lên.
- Tài sản cố định đặc thù: Nguyên giá để ghi sổ được xác định theo giá quy ước.
II. Quy trình hạch toán và điều chỉnh
1. Hạch toán tạm nhập và trích khấu hao
Căn cứ vào biên bản nghiệm thu và giao nhận, kế toán thực hiện hạch toán tạm nhập TSCĐ. Sau khi tạm nhập, đơn vị được phép bắt đầu trích khấu hao tài sản theo quy định, từ thời điểm tài sản được đưa vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
2. Điều chỉnh sau khi có quyết toán
Khi có quyết toán chính thức, kế toán phải thực hiện các bước sau:
- Nếu giá trị được duyệt quyết toán chênh lệch so với giá tạm nhập, kế toán phải điều chỉnh lại giá tạm nhập và mức trích khấu hao đã tính trước đó.
- Nếu một phần giá trị không được phê duyệt ghi nhận là TSCĐ, phần giá trị này sẽ được ghi nhận vào chi phí phù hợp tại đơn vị.
III. Đối tượng và hồ sơ quản lý
Đối tượng ghi sổ TSCĐ có thể là một tài sản sử dụng độc lập, hoặc một hệ thống gồm nhiều bộ phận liên kết thực hiện chức năng chung. Mọi TSCĐ phải có một bộ hồ sơ riêng, bao gồm: biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua sắm và các chứng từ khác có liên quan.
Ví dụ thực tế
Công ty A mua một máy móc trị giá 80 triệu đồng, đã có biên bản nghiệm thu nhưng chưa quyết toán. Do tài sản có nguyên giá trong khoảng 5-10 triệu đồng và thời gian sử dụng dự kiến trên 1 năm, công ty có thể tạm nhập vào sổ kế toán và bắt đầu trích khấu hao. Khi quyết toán xong, nếu giá trị chính thức là 8,2 triệu đồng, công ty cần điều chỉnh tăng nguyên giá và tính lại khấu hao cho phù hợp.
Lưu ý quan trọng
Việc tạm nhập chỉ được thực hiện khi đã có biên bản nghiệm thu và các chứng từ cần thiết. Mọi tài sản cố định phải có đầy đủ hồ sơ pháp lý để đảm bảo việc quản lý, theo dõi minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.
