Doanh nghiệp thanh toán hóa đơn trên 5 triệu đồng vào ngày nghỉ hoặc ngày lễ vẫn được coi là hợp lệ nếu chứng từ chuyển khoản và hóa đơn đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định. Điều này bảo đảm giao dịch hợp pháp để khấu trừ thuế GTGT và hạch toán chi phí.
I. Tính hợp lệ của chứng từ chuyển khoản ngày nghỉ/lễ
Hệ thống ngân hàng và cơ quan thuế hiện nay cho phép thực hiện giao dịch điện tử 24/7, bao gồm cả ngày nghỉ, ngày lễ, Tết. Chứng từ chuyển khoản (ủy nhiệm chi, sao kê tài khoản) vẫn có giá trị pháp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Chứng từ thể hiện rõ các thông tin giao dịch như tên ngân hàng, số tài khoản bên chuyển và bên nhận, ngày giao dịch, số tiền.
- Ngày giao dịch được hệ thống ngân hàng xác nhận thành công, bất kể là ngày làm việc hay ngày nghỉ.
- Nội dung chuyển khoản khớp với thông tin trên hóa đơn và hợp đồng kinh tế (nếu có).
II. Điều kiện về thanh toán để khấu trừ thuế và ghi nhận chi phí
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chuyển khoản từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán.
- Hình thức nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.
- Nếu trong cùng một ngày, doanh nghiệp có nhiều lần mua hàng của cùng một nhà cung cấp và tổng giá trị vượt ngưỡng quy định thì tất cả các giao dịch này đều phải thực hiện chuyển khoản.
III. Yêu cầu về hóa đơn
Hóa đơn được xuất vào ngày nghỉ, ngày lễ vẫn hợp lệ nếu thời điểm lập hóa đơn tuân thủ đúng quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trước (tùy trường hợp).
- Thời điểm thanh toán trên chứng từ ngân hàng phải diễn ra vào ngày lập hóa đơn hoặc sau ngày lập hóa đơn.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp A chuyển khoản 25 triệu đồng để thanh toán tiền mua nguyên vật liệu vào ngày 02/09 (Ngày Quốc khánh). Hóa đơn điện tử được bên bán lập và ký số trong cùng ngày khi giao hàng. Giao dịch này hoàn toàn hợp lệ, đáp ứng đủ điều kiện về chứng từ thanh toán và hóa đơn để được khấu trừ thuế và hạch toán chi phí.
Lưu ý quan trọng
- Cơ quan thuế sẽ thực hiện đối chiếu đồng bộ cả ba yếu tố: hóa đơn, chứng từ giao nhận hàng hóa/dịch vụ và chứng từ thanh toán.
- Hóa đơn điện tử phải được ký số hợp lệ trước hoặc tại thời điểm thực hiện giao dịch thanh toán.
- Ngày giao dịch hợp lệ được tính là ngày ngân hàng ghi nhận giao dịch thành công (ghi có vào tài khoản người bán), không phụ thuộc vào ngày nghỉ hay ngày lễ.
- Một số trường hợp ngoại lệ không bắt buộc thanh toán qua ngân hàng như hàng hóa nhập khẩu từng lần có giá trị dưới ngưỡng quy định hoặc hàng mẫu không thanh toán.
