Nếu hóa đơn GTGT bị xuất sai theo quy định mới, không được hủy mà phải xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế, còn chứng từ chuyển khoản vẫn giữ nguyên để đảm bảo tính hợp lệ kế toán và thuế.
I. Quy trình xử lý chứng từ chuyển khoản
1. Giữ nguyên chứng từ chuyển khoản gốc
- Chứng từ chuyển khoản như ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng là bằng chứng cho giao dịch thực tế đã phát sinh, do đó không được hủy, điều chỉnh hay thay thế.
- Số tiền trên chứng từ cần khớp với giá trị thanh toán thực tế, không phụ thuộc vào việc hóa đơn bị ghi sai.
2. Liên kết chứng từ chuyển khoản với hóa đơn mới
- Chứng từ chuyển khoản gốc sẽ được dùng để đối chiếu với hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Trên hóa đơn mới, phải có dòng chữ ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…” hoặc “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…”.
II. Quy trình điều chỉnh/thay thế hóa đơn sai sót
1. Lập văn bản thỏa thuận và hóa đơn mới
- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (bắt buộc nếu hóa đơn đã kê khai thuế).
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới (điều chỉnh hoặc thay thế) có đầy đủ chữ ký số.
- Người bán gửi thông báo về hóa đơn có sai sót đến cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
2. Hạch toán kế toán
- Giữ nguyên bút toán ghi nhận tiền nhận được từ chứng từ chuyển khoản gốc.
- Thực hiện bút toán điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT tương ứng với hóa đơn sai, sau đó ghi nhận lại theo số liệu của hóa đơn mới.
3. Lưu trữ hồ sơ
- Chứng từ chuyển khoản gốc.
- Hóa đơn điện tử mới (điều chỉnh hoặc thay thế).
- Văn bản thỏa thuận giữa hai bên về việc xử lý sai sót.
- Thông báo hóa đơn sai sót đã gửi cơ quan thuế (Mẫu 04/SS-HĐĐT).
Ví dụ thực tế
- Tình huống: Ngày 01/07/2025, Công ty A xuất hóa đơn số 001 trị giá 11 triệu đồng (10 triệu doanh thu + 1 triệu thuế GTGT) nhưng ghi sai mã số thuế khách hàng. Khách hàng đã chuyển khoản đủ 11 triệu đồng.
- Xử lý:
- Công ty A và khách hàng lập văn bản thỏa thuận về việc sai mã số thuế.
- Công ty A giữ nguyên chứng từ chuyển khoản 11 triệu đồng.
- Công ty A lập hóa đơn mới số 002 ghi đúng mã số thuế và có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số 001 ngày 01/07/2025”.
- Kế toán thực hiện bút toán điều chỉnh cho hóa đơn 001 và hạch toán doanh thu, thuế GTGT theo hóa đơn 002.
Lưu ý quan trọng
- Không hủy hóa đơn cũ: Tuyệt đối không thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định mới, chỉ được điều chỉnh hoặc thay thế.
- Không điều chỉnh chứng từ chuyển khoản: Chứng từ thanh toán là bằng chứng không thể thay đổi, chỉ cần khớp giá trị với giao dịch.
- Hóa đơn điều chỉnh: Không được ghi số âm, chỉ ghi giá trị chênh lệch (tăng hoặc giảm).
- Lưu trữ đầy đủ: Toàn bộ hồ sơ liên quan phải được lưu trữ cẩn thận để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
