Doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu mất chứng từ chuyển khoản và không có chứng từ thay thế hợp lệ kể từ ngày 01/07/2025.
I. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT từ 01/07/2025
Theo Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và các văn bản hướng dẫn, điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào được siết chặt hơn:
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bắt buộc: Doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (như ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng…) cho các hóa đơn có tổng giá trị thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
- Mua hàng nhiều lần trong ngày: Quy định này cũng áp dụng nếu doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một nhà cung cấp nhiều lần trong ngày và có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.
- Mất chứng từ: Việc mất chứng từ thanh toán gốc đồng nghĩa với việc không đủ điều kiện để khấu trừ thuế GTGT, trừ khi có chứng từ thay thế hợp lệ.
II. Cách xử lý và hậu quả
1. Cách xử lý khi mất chứng từ
Khi phát hiện mất chứng từ chuyển khoản, doanh nghiệp cần nhanh chóng liên hệ với ngân hàng nơi thực hiện giao dịch để yêu cầu cấp lại chứng từ thay thế. Các chứng từ hợp lệ bao gồm:
- Sao kê tài khoản ngân hàng có xác nhận của ngân hàng.
- Giấy xác nhận giao dịch chuyển tiền do ngân hàng cấp.
- Bản sao chứng từ điện tử có chữ ký số xác thực của ngân hàng.
2. Hậu quả nếu không có chứng từ hợp lệ
- Không được khấu trừ thuế: Khoản thuế GTGT đầu vào tương ứng với hóa đơn sẽ bị loại khỏi tờ khai thuế.
- Truy thu và xử phạt: Nếu cơ quan thuế phát hiện khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp có thể bị truy thu số thuế đã khấu trừ sai và bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp A mua một lô hàng trị giá 11 triệu đồng (đã bao gồm 1 triệu đồng thuế GTGT), đã thanh toán bằng chuyển khoản nhưng làm mất ủy nhiệm chi. Nếu không cung cấp được chứng từ thay thế hợp lệ từ ngân hàng (như sao kê giao dịch), doanh nghiệp A sẽ không được khấu trừ 1 triệu đồng thuế GTGT đầu vào cho hóa đơn này.
Lưu ý quan trọng
- Sao lưu và lưu trữ: Doanh nghiệp nên sao lưu chứng từ điện tử ngay sau khi giao dịch và lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán để phòng ngừa rủi ro.
- Mua hàng trả chậm: Trường hợp mua trả chậm, trả góp có hợp đồng, doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế tại thời điểm nhận hóa đơn, nhưng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi đến hạn thanh toán.
- Nhân viên thanh toán hộ: Nếu nhân viên dùng thẻ cá nhân để thanh toán, doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế nếu điều này được quy định trong quy chế tài chính và doanh nghiệp thực hiện hoàn trả cho nhân viên bằng hình thức chuyển khoản.
- Trường hợp ngoại lệ: Các trường hợp đặc thù như thiên tai, dịch bệnh muốn áp dụng chứng từ thay thế khác cần phải có văn bản chấp thuận của cơ quan thuế, không được tự động áp dụng.
- Giao dịch trước 01/07/2025: Các giao dịch phát sinh trước ngày này vẫn áp dụng theo quy định cũ (ngưỡng 20 triệu đồng để yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt).
