Nếu phát hiện thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) bị sai lệch, bạn cần thực hiện thủ tục điều chỉnh ngay để đảm bảo quyền lợi khi hưởng các chế độ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, quy trình và các quy định mới nhất.
I. Hồ sơ và các trường hợp điều chỉnh thông tin
Tùy vào loại thông tin cần thay đổi, quy trình và hồ sơ sẽ có sự khác biệt:
- Mẫu hồ sơ chung bắt buộc: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Trường hợp 1: Điều chỉnh số CMND/CCCD/Hộ chiếu
- Chỉ cần cập nhật dữ liệu trên hệ thống, không cần cấp lại bìa sổ mới.
- Hồ sơ: Tờ khai TK1-TS + Bản sao giấy tờ tùy thân mới (CCCD/Hộ chiếu).
- Trường hợp 2: Sai họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch
- Bắt buộc phải cấp lại sổ BHXH mới.
- Hồ sơ: Tờ khai TK1-TS + Giấy khai sinh hoặc Trích lục khai sinh + Giấy tờ tùy thân.
- Trường hợp 3: Mất hoặc hỏng sổ BHXH
- Hồ sơ: Tờ khai TK1-TS (nếu hỏng thì nộp kèm sổ cũ).
II. Nơi nộp và phương thức nộp hồ sơ
Người tham gia có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến tùy theo tình trạng làm việc hiện tại:
- Đối với người đang làm việc: Nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động (Doanh nghiệp sẽ lập thêm Mẫu D01-TS để nộp cho cơ quan BHXH).
- Đối với người đang bảo lưu, đã nghỉ việc hoặc tham gia tự nguyện: Nộp trực tiếp tại bất kỳ cơ quan BHXH nào trên toàn quốc.
- Nộp trực tuyến (Online):
- Qua ứng dụng VssID – Bảo hiểm xã hội số (Mục Dịch vụ công).
- Qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam.
- Mã OTP xác thực sẽ được gửi về email hoặc số điện thoại đã đăng ký.
III. Thời hạn giải quyết và chi phí
Theo quy định mới nhất tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và các văn bản hướng dẫn:
- Điều chỉnh thông tin tham gia: Không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Cấp lại sổ BHXH (do mất, hỏng): Không quá 15 ngày (trường hợp phức tạp cần xác minh có thể kéo dài nhưng không quá 45 ngày).
- Chi phí thực hiện: Hoàn toàn miễn phí.
IV. Cập nhật quy định mới (Giai đoạn 2025 – 2026)
- Quyết định 318/QĐ-BNV (Ban hành 08/04/2025): Quy định mới về thủ tục cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng, đơn giản hóa giấy tờ cho người dân.
- Từ ngày 01/01/2026: Sổ Bảo hiểm xã hội điện tử chính thức có giá trị pháp lý tương đương sổ giấy. Người dân có thể sử dụng VssID để xuất trình và thực hiện các thủ tục hành chính thay thế cho sổ giấy truyền thống.
Ví dụ thực tế
- Tình huống: Anh Nguyễn Văn A phát hiện ngày sinh trên sổ BHXH (10/05/1990) không khớp với CCCD (20/05/1990).
- Giải quyết: Vì đây là sai sót về nhân thân, anh A cần làm thủ tục cấp lại sổ. Anh điền Mẫu TK1-TS, kèm bản sao Giấy khai sinh và nộp cho phòng nhân sự công ty. Sau khoảng 5 ngày làm việc, anh sẽ nhận được sổ BHXH mới với thông tin chính xác.
Lưu ý quan trọng
- Xác nhận của doanh nghiệp: Nếu đang làm việc, Tờ khai TK1-TS bắt buộc phải có chữ ký và đóng dấu của đơn vị sử dụng lao động.
- Người bảo lưu thời gian đóng: Có thể tự đi nộp hồ sơ mà không cần xác nhận của công ty cũ.
- Duy nhất một số: Mỗi cá nhân chỉ sở hữu một mã số BHXH duy nhất. Việc điều chỉnh thông tin không làm thay đổi mã số này hay quá trình đóng trước đó.
