Người bán trên sàn thương mại điện tử (TMĐT) có thể không phải tự xuất hóa đơn nếu đã ủy quyền hợp lệ cho sàn thực hiện thay. Tùy trường hợp ủy quyền, trách nhiệm xuất hóa đơn sẽ thuộc về sàn hoặc chính người bán.
I. Trường hợp Sàn TMĐT xuất hóa đơn thay (có ủy quyền)
Khi người bán thực hiện ủy quyền hợp lệ, trách nhiệm xuất hóa đơn sẽ thuộc về sàn TMĐT:
- Nghĩa vụ của sàn TMĐT: Sàn TMĐT có chức năng thanh toán trực tuyến bắt buộc phải kê khai, nộp thuế và xuất hóa đơn điện tử thay cho người bán.
- Loại hóa đơn: Sàn sẽ xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được lập theo đúng phương pháp tính thuế mà người bán đang áp dụng.
- Thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin của người bán (bên ủy quyền) và người mua.
- Thời hạn xuất hóa đơn: Chậm nhất là 05 ngày kể từ ngày giao dịch hoàn tất.
- Giới hạn ủy quyền: Sàn TMĐT không được phép ủy quyền lại việc xuất hóa đơn cho một bên thứ ba nào khác.
II. Trường hợp Người bán tự xuất hóa đơn (không ủy quyền)
Nếu không ủy quyền cho sàn TMĐT, người bán (bao gồm doanh nghiệp, hộ/cá nhân kinh doanh) phải tự thực hiện nghĩa vụ xuất hóa đơn cho mọi giao dịch phát sinh:
- Nghĩa vụ chung: Phải tự xuất hóa đơn điện tử cho từng đơn hàng, không phân biệt giá trị.
- Thời điểm lập hóa đơn: Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Hóa đơn từ máy tính tiền: Người bán trong lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, nhà hàng… bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng, nếu không ủy quyền, được phép áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Ví dụ thực tế
Một cửa hàng thời trang bán hàng qua Shopee, nếu đã làm thủ tục ủy quyền hợp lệ bằng văn bản điện tử cho Shopee thì sẽ không cần tự xuất hóa đơn. Khi đó, Shopee có trách nhiệm xuất hóa đơn cho khách hàng. Ngược lại, nếu cửa hàng không ủy quyền, họ phải tự xuất hóa đơn cho từng đơn hàng bán ra.
Lưu ý quan trọng
- Việc ủy quyền giữa người bán và sàn TMĐT phải được lập thành văn bản điện tử có xác thực theo quy định.
- Người bán có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin (mã số thuế, phương pháp tính thuế…) cho sàn TMĐT để đảm bảo hóa đơn xuất ra là hợp lệ.
- Hóa đơn điện tử do sàn TMĐT xuất thay có giá trị pháp lý tương đương và được sử dụng để kê khai thuế như hóa đơn do người bán tự xuất.
