Không, người bán hàng qua sàn thương mại điện tử (TMĐT) không bắt buộc phải có chữ ký số trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, chữ ký số sẽ là yêu cầu bắt buộc trong các trường hợp cụ thể theo quy định pháp luật hiện hành.
I. Quy định chung về việc sử dụng chữ ký số
- Không bắt buộc với hoạt động bán hàng cơ bản: Cá nhân và tổ chức không cần đăng ký chữ ký số nếu chỉ thực hiện các hoạt động kinh doanh, mua bán thông thường trên sàn. Các sàn thường dùng phương thức xác thực khác như OTP hoặc sinh trắc học.
- Bắt buộc trong các trường hợp pháp lý cụ thể: Chữ ký số là yêu cầu không thể thiếu khi thực hiện các giao dịch điện tử có giá trị pháp lý cao.
II. Các trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số
- Phát hành hóa đơn điện tử: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức bán hàng qua sàn TMĐT phải dùng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử. Thời điểm ký số không được chậm quá 1 ngày so với thời điểm lập hóa đơn.
- Thực hiện thủ tục hành chính điện tử: Khi nộp thuế, khai báo bảo hiểm xã hội qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, người dùng bắt buộc phải có chữ ký số để xác thực danh tính.
III. Quy định mới áp dụng từ năm 2025
- Kê khai và nộp thuế thay (Nghị định 117/2025/NĐ-CP): Từ ngày 01/07/2025, sàn TMĐT có chức năng thanh toán sẽ phải kê khai, khấu trừ và nộp thuế thay cho các cá nhân kinh doanh trên sàn. Cá nhân đã được nộp thuế thay sẽ không cần tự kê khai nữa.
- Yêu cầu kỹ thuật cho phần mềm ký số (Thông tư 15/2025/TT-BKHCN): Phần mềm ký số phải đáp ứng các tiêu chuẩn mới như kiểm tra hiệu lực chứng thư số trước khi ký và kết nối với Cổng kết nối dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
IV. Quy định riêng từ các sàn thương mại điện tử
- Một số sàn TMĐT có thể áp dụng chính sách riêng, yêu cầu doanh nghiệp cung cấp chữ ký số để xác thực tài khoản hoặc ký hợp đồng điện tử. Đây là chính sách nội bộ của sàn, không phải quy định chung của pháp luật.
Ví dụ thực tế
- Trường hợp 1: Một cá nhân bán quần áo trên Shopee không cần chữ ký số để tạo tài khoản và bán hàng.
- Trường hợp 2: Một công ty bán hàng trên Tiki và cần xuất hóa đơn điện tử cho khách, thì bắt buộc phải có chữ ký số để ký hợp lệ trên hóa đơn đó.
Lưu ý quan trọng
- Tính đến tháng 8/2025, đã có 22 triệu chứng thư chữ ký số được cấp tại Việt Nam, cho thấy xu hướng sử dụng chữ ký số ngày càng phổ biến trong các giao dịch điện tử.
- Người bán nên kiểm tra các yêu cầu và quy định riêng của từng sàn TMĐT khi đăng ký tài khoản, đặc biệt là tài khoản doanh nghiệp.
