Người đại diện theo pháp luật đi nước ngoài dài hạn phải thực hiện việc ủy quyền hợp pháp để doanh nghiệp hoạt động liên tục, đúng luật.
I. Quy định chung về việc ủy quyền
Trường hợp người đại diện theo pháp luật dự kiến vắng mặt tại Việt Nam trên 30 ngày, họ phải lập văn bản ủy quyền cho người cư trú tại Việt Nam để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn.
Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho một cá nhân khác cũng đang cư trú tại Việt Nam để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
Việc ủy quyền này được thực hiện theo quy định về hợp đồng ủy quyền tại Bộ luật Dân sự 2015. Văn bản ủy quyền phải có đầy đủ các thông tin sau:
- Thông tin đầy đủ của bên ủy quyền và bên được ủy quyền (họ tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số giấy tờ tùy thân).
- Phạm vi ủy quyền cụ thể.
- Thời hạn ủy quyền.
- Chữ ký của các bên.
Người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền. Việc ủy quyền phải tuân thủ nghiêm ngặt phạm vi đã được quy định trong văn bản để tránh rủi ro pháp lý.
Lưu ý về hiệu lực thực tế:
Để văn bản ủy quyền có hiệu lực khi giao dịch, doanh nghiệp nên:
- Pháp luật dân sự không bắt buộc công chứng, nhưng trên thực tế nhiều cơ quan nhà nước, ngân hàng yêu cầu văn bản ủy quyền được công chứng hoặc chứng thực để có giá trị khi giao dịch.
- Thực hiện thủ tục thông báo và đăng ký mẫu chữ ký của người được ủy quyền tại ngân hàng, cơ quan thuế để họ có thể thực hiện các giao dịch và nghĩa vụ thay mặt công ty.
II. Các trường hợp đặc biệt và xử lý
1. Vắng mặt quá 30 ngày không ủy quyền
Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác, chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị phải cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
2. Hết thời hạn ủy quyền
Nếu hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện theo pháp luật chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền mới, thì người được ủy quyền không còn thẩm quyền đại diện, trừ khi doanh nghiệp có quyết định khác hoặc văn bản ủy quyền mới.
Lưu ý quan trọng
Các quy định về việc cử người đại diện mới cũng có thể được áp dụng tương tự cho các trường hợp người đại diện theo pháp luật vắng mặt vì lý do khác như bị chết, mất tích, tạm giam, mất năng lực hành vi dân sự. Doanh nghiệp cần tham khảo văn bản Luật Doanh nghiệp 2020 và Bộ luật Dân sự 2015 để có hướng dẫn chi tiết và chính xác nhất.
