Trả lời nhanh: Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp khoản tiền đó là đặt cọc hoặc tạm ứng chỉ để bảo đảm thực hiện hợp đồng mà dịch vụ chưa được thực hiện; còn nếu tiền đang là đặt cọc, tạm ứng bảo đảm hợp đồng mà dịch vụ chưa thực hiện thì chưa phải lập hóa đơn ngay.
I. Nguyên tắc chung về thời điểm xuất hóa đơn khi nhận tiền ứng trước
Việc nhận tiền ứng trước theo hợp đồng có phải xuất hóa đơn ngay hay không phụ thuộc vào bản chất của khoản tiền nhận và tình trạng thực hiện hợp đồng tại thời điểm đó. Theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có sự phân biệt rõ ràng giữa các trường hợp sau:
- Trường hợp 1: Nhận tiền đặt cọc/tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Nếu khoản tiền này được quy định rõ trong hợp đồng là để bảo đảm việc thực hiện hợp đồng và tại thời điểm nhận tiền, dịch vụ chưa được cung cấp, doanh nghiệp chưa phải lập hóa đơn.
- Trường hợp 2: Thu tiền trước trong quá trình cung cấp dịch vụ. Nếu doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong khi đang cung cấp dịch vụ cho khách hàng, thì phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền.
II. Quy định chi tiết cho các trường hợp cụ thể
1. Nguyên tắc cơ bản đối với cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ nói chung là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
2. Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục
Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
3. Ngoại lệ đối với một số ngành dịch vụ đặc thù
Có một ngoại lệ đặc biệt đối với các dịch vụ sau: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính và thuế, thẩm định giá, khảo sát và thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng. Đối với nhóm dịch vụ này, nếu khoản tiền nhận là đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm hợp đồng mà chưa xác định được phần giá trị dịch vụ hoàn thành, thì chưa phải xuất hóa đơn ngay.
Lưu ý quan trọng
Trong trường hợp đã lập hóa đơn khi thu tiền trước nhưng sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập theo quy định.
