Nhân viên đi công tác nước ngoài ngắn ngày nhưng vẫn thuộc danh sách quản lý và hưởng lương tại công ty ở Việt Nam thì phải tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc theo quy định.
I. Phân biệt “Công tác” và “Đi làm việc ở nước ngoài”
- Công tác nước ngoài ngắn ngày: Người lao động có hợp đồng lao động tại Việt Nam, được cử đi công tác tạm thời và vẫn nhận lương từ công ty tại Việt Nam. Đây là đối tượng phải tiếp tục tham gia BHXH bắt buộc.
- Đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng: Người lao động ký hợp đồng để đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài (xuất khẩu lao động). Chế độ BHXH cho đối tượng này được thực hiện theo quy định riêng.
II. Căn cứ xác định nghĩa vụ đóng BHXH
Người lao động đi công tác nước ngoài vẫn phải đóng BHXH nếu đáp ứng đủ hai điều kiện sau:
- Về hợp đồng lao động: Đang có hợp đồng lao động (từ đủ 01 tháng trở lên) với doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Về tiền lương: Vẫn hưởng lương từ doanh nghiệp tại Việt Nam. Theo nguyên tắc, nếu người lao động không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì mới không phải đóng BHXH tháng đó.
Khi đủ hai điều kiện trên, việc đi công tác nước ngoài không làm gián đoạn nghĩa vụ tham gia BHXH.
III. Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH
Tiền lương đóng BHXH là mức lương và các khoản phụ cấp theo hợp đồng lao động. Nếu lương được trả bằng ngoại tệ, doanh nghiệp phải quy đổi sang Đồng Việt Nam để đóng BHXH. Tỷ giá quy đổi được áp dụng theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm:
- Ngày làm việc đầu tiên của tháng (đối với 6 tháng đầu năm).
- Ngày làm việc đầu tiên của tháng 7 (đối với 6 tháng cuối năm).
IV. Thủ tục kê khai và đóng BHXH
Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục đặc biệt nào khi nhân viên đi công tác nước ngoài. Công ty chỉ cần tiếp tục kê khai và đóng BHXH hàng tháng cho người lao động đó như bình thường thông qua các phần mềm kê khai BHXH điện tử, miễn là họ vẫn đáp ứng đủ điều kiện tham gia BHXH bắt buộc.
Lưu ý về quy định mới
Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025) có một số điều chỉnh về đối tượng và mức đóng. Doanh nghiệp cần lưu ý cập nhật các văn bản hướng dẫn dưới Luật để áp dụng chính xác khi các quy định mới có hiệu lực.
