Phụ cấp điện thoại khoán hàng tháng không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu doanh nghiệp có quy định rõ ràng về mức khoán hợp lý phục vụ công việc trong các văn bản nội bộ; phần chi vượt trên mức khoán này sẽ phải tính thuế. Mức khoán phải được quy định rõ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính/nội bộ của doanh nghiệp.
I. Điều kiện để phụ cấp điện thoại được miễn thuế TNCN
Theo quy định tại Điểm đ.4, Khoản 2, Điều 2 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, khoản phụ cấp tiền điện thoại cho người lao động được miễn thuế TNCN khi đáp ứng đồng thời hai điều kiện sau:
- Khoản chi phải được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo quy định của Luật thuế TNDN.
- Khoản chi phải được quy định cụ thể về điều kiện và mức hưởng tại một trong các văn bản sau: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty, hoặc quy chế nội bộ do ban lãnh đạo ban hành.
Khi đáp ứng các điều kiện trên, khoản phụ cấp này được xem là chi phí phục vụ công việc, không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động.
II. Xác định phần phụ cấp chịu thuế TNCN
Việc tính thuế TNCN đối với phụ cấp điện thoại được xác định như sau:
- Phần trong mức khoán: Khoản phụ cấp được chi theo đúng mức khoán đã quy định trong các hồ sơ của doanh nghiệp sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
- Phần vượt mức khoán: Phần chênh lệch cao hơn mức khoán quy định sẽ được cộng vào thu nhập chịu thuế trong kỳ của người lao động và tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
III. Quy định về mức khoán chi
Mức khoán chi phụ cấp điện thoại được áp dụng khác nhau tùy theo loại hình tổ chức:
- Đối với người lao động trong các tổ chức kinh doanh, văn phòng đại diện: Mức khoán chi áp dụng phải phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN.
- Đối với người lao động trong các tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: Mức khoán chi thực hiện theo quy định của chính tổ chức quốc tế hoặc văn phòng đại diện đó.
Để đảm bảo tuân thủ quy định, doanh nghiệp cần quy định rõ ràng khoản chi phụ cấp điện thoại trong các văn bản nội bộ và doanh nghiệp cần quy định rõ ràng mức khoán chi này trong các văn bản nội bộ. Mức chi hợp lý sẽ được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
