Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu là 10 năm, tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm mà hóa đơn phát sinh theo quy định pháp luật hiện hành.
I. Thời hạn và trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo quy định của pháp luật kế toán hiện hành, thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu là 10 năm, tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm mà hóa đơn đó phát sinh. Quy định này áp dụng cho cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy.
- Căn cứ pháp lý: Thời hạn này tuân thủ theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán tại Luật Kế toán 2015.
- Đối tượng có trách nhiệm lưu trữ:
- Người bán hàng hóa, dịch vụ.
- Người mua hàng hóa, dịch vụ (nếu sử dụng hóa đơn để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính).
- Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cũng phải thực hiện lưu trữ theo thời hạn quy định.
II. Phương thức và yêu cầu lưu trữ
Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn và áp dụng hình thức lưu trữ phù hợp nhưng phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn: Thông tin trên hóa đơn phải được bảo vệ, không bị thay đổi hay sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
- Tính đầy đủ: Dữ liệu hóa đơn phải được lưu trữ đầy đủ nội dung.
- Khả năng truy cập và sử dụng: Hóa đơn phải sẵn sàng để in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng có thẩm quyền.
Ví dụ thực tế
Một hóa đơn điện tử được lập ngày 15/3/2025, thuộc kỳ kế toán năm 2025, sẽ phải được lưu trữ an toàn đến hết ngày 31/12/2035.
Lưu ý quan trọng
- Kể từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC (thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC) chính thức có hiệu lực.
- Các văn bản pháp luật mới này không làm thay đổi thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm đối với hóa đơn theo quy định của Luật Kế toán.
- Việc tiêu hủy chỉ được thực hiện khi không còn yêu cầu kiểm tra từ cơ quan có thẩm quyền và đã hết thời hạn lưu trữ.
