Thực tập sinh sẽ phải đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) nếu đáp ứng điều kiện ký hợp đồng lao động hợp pháp theo quy định. Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ về quy trình đăng ký BHXH cho thực tập sinh trong doanh nghiệp:
I. Điều kiện bắt buộc tham gia BHXH
- Bắt buộc tham gia BHXH: Thực tập sinh ký hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên (xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn), bất kể tên gọi hợp đồng.
- Không bắt buộc tham gia BHXH:
- Chỉ thực tập theo giấy tiếp nhận của nhà trường hoặc có hợp đồng đào tạo/học việc không phải là hợp đồng lao động.
- Chỉ nhận phụ cấp hoặc thù lao mà không có hợp đồng lao động.
II. Thời hạn đăng ký BHXH cho thực tập sinh
- Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký BHXH cho thực tập sinh trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động.
III. Quy trình đăng ký BHXH cho thực tập sinh
1. Chuẩn bị hồ sơ
- Hồ sơ của thực tập sinh:
- Tờ khai tham gia BHXH (Mẫu TK1-TS).
- Bản sao chứng thực căn cước công dân.
- Hồ sơ của doanh nghiệp:
- Tờ khai đơn vị tham gia BHXH (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm (Mẫu D02-TS).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh.
- Hợp đồng lao động có ký tên và đóng dấu giáp lai của công ty.
2. Đăng ký mã đơn vị BHXH (nếu chưa có)
- Nộp tờ khai TK3-TS cho cơ quan bảo hiểm xã hội, thời gian xử lý tối đa 7 ngày làm việc.
3. Báo tăng lao động
- Sau khi có mã đơn vị, thực hiện các biểu mẫu để báo tăng lao động tham gia BHXH.
4. Nộp hồ sơ đăng ký BHXH
- Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở qua một trong các hình thức:
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích.
- Nộp trực tuyến qua phần mềm kê khai BHXH điện tử hoặc website dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn.
5. Nhận kết quả từ cơ quan BHXH
- Sau không quá 5 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ cấp số BHXH và thẻ BHYT cho thực tập sinh.
Ví dụ thực tế
- Không bắt buộc đóng BHXH: Thực tập sinh thực tập 6 tháng theo giấy tiếp nhận của trường, chỉ nhận trợ cấp sinh hoạt.
- Bắt buộc đóng BHXH: Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động 3 tháng với thực tập sinh, trả lương 6 triệu đồng/tháng.
Lưu ý quan trọng
- Từ 01/7/2025, theo Luật BHXH 2024, người sử dụng lao động phải đăng ký và đóng BHXH bắt buộc cho thực tập sinh thuộc diện bắt buộc, nếu vi phạm sẽ chịu trách nhiệm pháp lý.
- Thời gian thực tập không ký hợp đồng lao động sẽ không được tính vào thời gian đóng BHXH.
- Phụ cấp thực tập không được xem là tiền lương nếu không có hợp đồng lao động.
- Doanh nghiệp có thể tự nguyện đóng BHXH cho thực tập sinh không thuộc diện bắt buộc.
