Từ ngày 1/7/2025, quy trình và thủ tục đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH) có nhiều điểm mới đáng chú ý, đặc biệt mở rộng đối tượng tham gia bắt buộc và cập nhật quy định về hồ sơ, xử phạt theo luật mới.
I. Mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc
- Bổ sung các nhóm đối tượng mới phải tham gia BHXH bắt buộc bao gồm: chủ hộ kinh doanh có đăng ký, người lao động làm việc không trọn thời gian (part-time) có tiền lương từ mức đóng thấp nhất trở lên, người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã/thôn, và người lao động làm việc theo hợp đồng từ 01 tháng đến dưới 03 tháng.
- Lộ trình áp dụng cho chủ hộ kinh doanh: Việc tham gia BHXH bắt buộc được thực hiện theo lộ trình: từ 01/07/2025 đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và từ 01/07/2029 đối với các trường hợp còn lại.
II. Hồ sơ và quy trình đăng ký mới
1. Hồ sơ cần chuẩn bị
- Đối với đơn vị sử dụng lao động: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS) và Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS).
- Đối với người lao động: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Đối với chủ hộ kinh doanh: Ngoài các mẫu tờ khai trên, cần nộp thêm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
2. Quy trình thực hiện
- Chuẩn bị và nộp hồ sơ: Đơn vị sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực.
- Hình thức nộp: Hồ sơ có thể được nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam (sử dụng chữ ký số) hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện.
- Xử lý hồ sơ: Cơ quan BHXH sẽ cấp mã số BHXH trong vòng 3 đến 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
III. Chế tài xử lý vi phạm
- Các quy định về xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi chậm đóng, trốn đóng BHXH được cập nhật theo các văn bản mới (như Nghị định 123/2023/NĐ-CP hoặc Nghị định 274/2025/NĐ-CP), thay thế cho Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Chủ hộ kinh doanh không tham gia BHXH bắt buộc khi đến hạn có thể bị xử phạt hành chính từ 12-15 triệu đồng. Đơn vị chậm đăng ký sau 30 ngày sẽ bị tính lãi chậm đóng.
Ví dụ thực tế
Một hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, từ ngày 1/7/2025, khi tuyển dụng 2 lao động bán thời gian có mức lương đủ điều kiện, sẽ phải chuẩn bị hồ sơ gồm: tờ khai TK3-TS, danh sách lao động D02-TS, tờ khai TK1-TS cho mỗi lao động và bản sao giấy đăng ký kinh doanh. Hộ kinh doanh phải nộp hồ sơ này trước ngày 30/7/2025 qua Cổng Dịch vụ công để được cấp mã số BHXH trong vòng 3-5 ngày làm việc.
Lưu ý quan trọng
- Thời gian đóng BHXH tối thiểu để hưởng lương hưu vẫn là 20 năm, không có quy định giảm xuống 15 năm.
- Lao động bán thời gian (part-time) chỉ bắt buộc tham gia BHXH khi có mức lương bằng hoặc cao hơn mức đóng thấp nhất theo quy định.
- Thông tin về việc thay thế “mức lương cơ sở” bằng “mức tham chiếu” để tính đóng BHXH là không chính xác tại thời điểm hiện tại.
