Sổ cái và nhật ký chung không bắt buộc phải in ra giấy, bạn hoàn toàn được phép lưu file điện tử nếu đáp ứng đầy đủ yêu cầu về an toàn, bảo mật và tra cứu theo quy định.
I. Các hình thức lưu trữ sổ kế toán: giấy và điện tử
- Sổ kế toán không bắt buộc phải in ra giấy. Được phép lưu trữ trên phương tiện điện tử như máy tính, hệ thống phần mềm kế toán.
- Khi sử dụng hình thức điện tử, phải đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu và có thể tra cứu trong toàn thời hạn lưu trữ theo quy định.
II. Quy định về lưu trữ, ký và cung cấp sổ kế toán dưới dạng điện tử
1. Điều kiện lưu trữ điện tử
- Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu.
- Đảm bảo khả năng tra cứu, khai thác dữ liệu trong suốt thời hạn lưu trữ.
- Dữ liệu không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng hoặc lưu trữ.
2. Yêu cầu về chữ ký và cung cấp khi có yêu cầu
- Khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, đơn vị kế toán phải in sổ kế toán điện tử ra giấy, ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để cung cấp trong thời hạn quy định.
3. Quy định riêng đối với đơn vị kế toán nhà nước
- Các đơn vị nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách các cấp), nếu lưu trữ điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy để lưu trữ theo quy định. Sổ chi tiết và tài liệu khác do người đại diện quyết định.
4. Thời hạn lưu trữ
- Chứng từ, sổ cái và sổ chi tiết phải lưu tối thiểu 10 năm.
- Chứng từ dùng cho quản lý, điều hành mà không dùng để ghi sổ hoặc lập báo cáo tài chính lưu tối thiểu 5 năm.
III. Quy định về chữ ký, mẫu sổ và phạt vi phạm
1. Chữ ký điện tử và truyền thống
- Sổ kế toán điện tử không bắt buộc phải có chữ ký điện tử. Có thể ký bằng phương pháp truyền thống hoặc chữ ký điện tử (nếu sử dụng chứng từ điện tử theo quy định).
2. Mẫu sổ cái, nhật ký chung
- Dùng mẫu sổ cái, nhật ký chung ban hành theo các mẫu của Bộ Tài chính tại các thông tư hướng dẫn về kế toán doanh nghiệp.
3. Xử phạt vi phạm quy định lưu trữ
- Phạt từ 5 triệu đến 20 triệu đồng tùy mức độ vi phạm về lưu trữ, bảo quản, tiêu hủy tài liệu kế toán, sổ sách (tổ chức vi phạm mức phạt gấp đôi cá nhân).
Lưu ý quan trọng
- Lưu trữ bằng điện tử vẫn phải đảm bảo đầy đủ tên đơn vị, loại sổ, ngày lập, người ký (kế toán trưởng, đại diện pháp luật), không được xóa sửa hoặc làm mất dữ liệu.
- Sổ kế toán điện tử thường gặp lỗi: không in ra giấy sổ bắt buộc, mất mát dữ liệu, không bảo đảm bảo mật, không lưu trữ đủ thời gian theo quy định.
- Khi chuyển đổi từ sổ giấy sang điện tử cần tuân thủ nghiêm ngặt thủ tục pháp lý và các bước lưu trữ an toàn.
