Việc thanh toán hóa đơn trên 5 triệu đồng qua chuyển khoản mà không ghi rõ số hóa đơn vẫn có thể được coi là hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, với điều kiện doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ chứng minh khoản thanh toán này gắn với hóa đơn cụ thể.
I. Điều kiện để chứng từ thanh toán hợp lệ
- Nguyên tắc cốt lõi: Theo quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải thể hiện rõ nội dung thanh toán, số tiền, ngày, tên và số tài khoản của cả bên mua và bên bán.
- Trường hợp không ghi số hóa đơn: Nếu ủy nhiệm chi hoặc lệnh chuyển tiền không ghi số hóa đơn, doanh nghiệp phải có các tài liệu khác đi kèm như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản đối chiếu công nợ… trong đó có ghi rõ mối liên hệ giữa khoản thanh toán và hóa đơn.
II. Rủi ro và trách nhiệm của doanh nghiệp
- Nguy cơ bị từ chối khấu trừ: Nếu không có hồ sơ chứng minh đầy đủ, cơ quan thuế có quyền từ chối khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho hóa đơn đó vì không đủ căn cứ xác định giao dịch.
- Trách nhiệm giải trình: Doanh nghiệp phải chủ động chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ hồ sơ để giải trình khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, thanh tra. Việc chuẩn bị sẵn sàng giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Ví dụ thực tế
- Trường hợp được chấp nhận: Doanh nghiệp A chuyển khoản 10 triệu đồng cho doanh nghiệp B với nội dung “Thanh toán tiền hàng tháng 10/2025”. Dù không ghi số hóa đơn, nhưng hai bên có hợp đồng và biên bản giao nhận hàng hóa ghi rõ số hóa đơn tương ứng với lô hàng đó. Trường hợp này đủ điều kiện khấu trừ.
- Trường hợp không được chấp nhận: Doanh nghiệp X chuyển khoản 8 triệu đồng cho doanh nghiệp Y với nội dung “Thanh toán tiền hàng” và không có bất kỳ hợp đồng, biên bản hay tài liệu nào khác để chứng minh khoản tiền này trả cho hóa đơn nào. Trường hợp này có rủi ro cao bị từ chối khấu trừ.
Lưu ý quan trọng
- Quy định từ 01/07/2025: Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, mọi hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.
- Thanh toán cho nhiều hóa đơn: Nếu một lần chuyển khoản dùng để thanh toán cho nhiều hóa đơn, doanh nghiệp bắt buộc phải lập bảng kê chi tiết các số hóa đơn, ngày lập và giá trị tương ứng.
- Khuyến nghị thực tế: Để giảm thiểu rủi ro và tránh phải giải trình phức tạp, doanh nghiệp nên tập thói quen ghi rõ số hóa đơn trong nội dung chuyển khoản (ví dụ: “Thanh toán cho HĐ số 0001234 ngày dd/mm/yyyy”).
- Lưu trữ chứng từ: Tất cả các hồ sơ liên quan (hóa đơn, hợp đồng, biên bản, chứng từ thanh toán…) phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019.
- Ngoại lệ: Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt không áp dụng đối với các hóa đơn bán hàng cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh.
